急な打ち合わせにも対応?日程調整には、Mamoru Bizのスケジューラーで。

急な打ち合わせにも対応?日程調整には、Mamoru Bizのスケジューラーで。
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こんにちは!
ライターのシモジマです。
打ち合わせの際に、社内外で発生する日程調整の問題。
今回は、日程調整をテーマに取り上げてみたいと思います。

社内の日程調整で起きるデメリット

積み木のDEMERITのイメージ

ビジネスの現場で、社内外で必要になる日程調整の問題。
日程調整を行うときに起こる困りごとは、ざっと下記のようなことが考えられます。

  • 上司や先輩も一緒の打ち合わせだと、取引先だけでなく社内の人間とも日程調整をしなければならない手間がある
  • 電話やメールだと、変更のたびに何度も調整するような無駄なやりとりが発生してしまう
  • エクセルの表管理でスケジュールを共有していると、誰かが変更のたびに更新しないといけなくて面倒

日程調整は大事な仕事ではあるものの、「調整に時間を奪われて、自分の仕事ができずに1日が終わってしまった。」
なんて、結果になってしまったら、生産性も上がりません。

そんな手間を減らしたい。

日程調整の面倒は、Mamoru Bizで解決!

OKサインする女性のイメージ

Mamoru Bizの機能を使えば、こんな悩みは解決しますよ!

社内のメンバーの出社は、予約情報で把握!

取引先との打ち合わせ予定を決める前に、社内の人間との日程調整が必要となります。打ち合わせの日にテレワークとなっているのに会議を入れてしまい、予定を変更しなければいけなくなったなんてことがあったら困ります。
こんな時は、Mamoru Bizのリスト機能にある予約情報で、出社予定を把握しましょう!
ユーザー名で絞り込んで、誰がどの席を予約しているか?を確かめられるので、無駄に出社予定の確認をしないで済みますし、「その日は、打ち合わせに出られない日だった」なんてことも回避できます。

予約リストのイメージ

取引先の担当者様との日程調整は、スケジューラー機能で解決!

お客様との事前の日程調整は、アポ調整機能で行うことができます。
社内のメンバーの日程調整が終わったら、今度はお客様にメールで候補日を送ってWEB投票してもらうだけ。
メールで何回もやりとりをするような、無駄な手間が省けます。

予定されていた会議がお客様の急な都合で、キャンセルになってしまった!なんて時も、Mamoru Bizのスケジューラー機能を使えば、日程調整をすることが出来るので便利です。
コロナの感染拡大で、取引先の担当者と直接会って話すことが出来ない場合も、Mamoru Bizのスケジューラー機能がMicrosoft Teamsミーティングと連携しているので、オンラインでの打ち合わせを可能にします。
Microsoft Teamsミーティングは、外部の取引先とのアクセス制限機能などのセキュリティ面がしっかりしているのも強みですね。

スケジューラのイメージ

その他、「取引先の方の急な訪問があり、流れで打ち合わせをすることになってしまった」という時に、今空いている会議室がないかを探すのは、面倒な作業です。
そんなときは、スペース用デジタルサイネージ機能が活躍します。
ミーティングルームや個室の前で、すぐに利用状況の確認ができるばかりか、QRコードをスキャンするだけで、利用申請を完了することが可能です。

デジタルサイネージのイメージ

まとめ

今回は、社内の日程調整の問題について取り上げてみました。

日程調整で起きる面倒な悩みは、Mamoru Bizのスケジューラーで解決できます。
日程調整で、悩まれている新人総務担当者様、ぜひ、ご相談ください。
新年のスタートとともに、仕事の見直しのよい機会になるかもしれません。

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この記事で活用した機能

スケジューラー機能

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社内ミーティングやアポ調整の時間を削減

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