フリーアドレスはデメリットがあるって本当?!潜む問題の解決策をご紹介!

フリーアドレスはデメリットがあるって本当?!潜む問題の解決策をご紹介!
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  • 座席表
  • 固定席

はじめまして!
ウブカタ と申します。
前職は金融機関の営業でした。
IT業界と金融業界とでは、文化もかなり異なるのでそうした視点も活かしながら記事を執筆していけたらと思います。

本日は「フリーアドレス」についてご紹介していきたいと思います。

フリーアドレスについて少しだけおさらいです。

フリーアドレスとは、オフィスの中で固定席を持たずにノートパソコンなどを活用して自分の好きな席で働くスタイルのことです。

コロナウィルスの影響もあり、ますます導入の動きが高まっています。

ザイマックス不動産総合研究所「大都市圏オフィス需要調査2020春(6月実施)によれば、2019年と比較して、人数分の座席は不要と考える企業が9.1%→38.1%、オフィスを縮小したいと考える企業は4.6%→14.3%へと増加しています。

オフィス面積の縮小という観点からいうとフリーアドレスは優秀ですし、固定費を削減したい経営陣側のメリットは大きいでしょう。

しかし、実際に使う従業員からすれば、慣れた固定席で仕事を続けたいと感じる方も多いのではないでしょうか?

以降で、フリーアドレスと固定席のメリットデメリットやそれぞれの隠れた問題点を明らかにしていきます。

フリーアドレス VS 固定席!誰がどこにいるかわかるのはどっち?

固定席での仕事の場合、大抵同じ部署で同じような仕事をする人で島を作り、デスクトップと自席を持っている状態だと思います。

この場合のメリットは、

  • 資料やパソコン、文房具を持ち歩かなくて良い
  • 誰がどこにいるかわかりやすい
  • 電話の取り次ぎが簡単、チーム間で指示を受けやすい
  • 座席を選択する手間がない

などが挙げられます。

とくに、「誰がどこにいるかわかりやすい」に関しては、外出や電話の取次の多い企業では最重要ポイントでしょう。

しかし、固定席だから社内での意思疎通は図りやすいといえるでしょうか?

私自身、前職のとき、同じチームで島を作り、固定席で固定電話とデスクトップPCで仕事をしていました。

電話の取り次ぎ業務が多かったので、電話を取り、先方の担当者の席を紙の座席表で確認し、その人の席まで伝えに行っていました。

その際は先方をなるべくお待たせしないようにとオフィス内を小走りで移動していました。

にもかかわらず、伝えに行ってから電話を繋げないことが発覚することが多くありました。

  • 担当者が不在
  • 他の電話中で取り次げない

などの場合です。

待ち時間に痺れを切らした先方から、お叱りの言葉をいただくことも多々ありました。

このようなケースから見ると、問題の原因は「誰がどこにいるかわからない」「担当者と意思疎通が取りにくい」であり、固定席だからといって社内での意思疎通をスムーズに行えるとは限らないことが見て取れると思います。

しかし、Mamoru Bizであればこれらの問題を解決できます。

対象者の在席確認、連絡をよりスムーズに!

誰がどこにいるのかわからない!はMamoru Bizの座席管理機能で解決できます。
ユーザー検索を使って対象者をピンポイントに探すことが可能です。

Mamoru Biz座席表画面のイメージ

「Teams」がみえるでしょうか?
こちらを押すと、すぐに対象者とチャットが可能です。
電話の折り返し依頼や受電可否の確認も即座におこなうことが出来るのです。

Mamoru Biz座席表画面のイメージ

また、固定席のメリットとしてあげたその他についても、フリーアドレスにした場合の対処法はあります。

座席抽選で座席選択をスムーズに!

座席を選択する手間がない

Mamoru Bizの座席抽選機能を活用して、座席選択をアプリに任せましょう。

今日どこに座るかを、Mamoru Bizのアプリが抽選して決めてくれます。この機能を使うことで、どこに誰と座るかなどの余計なことを考える必要もありません。

また、せっかくフリーアドレスを導入したのに、だんだん座る席か固定化してきてしまうということもしばしば。

フリーアドレスにおける、席の固定化を防ぐためにもこの座席抽選機能はおすすめです。

Mamoru Bizアプリ座席抽選のイメージ
Mamoru Bizアプリ座席抽選のイメージ
Mamoru Bizアプリ座席抽選のイメージ

まとめ

最後にMamoru Bizの座席管理機能を使うと解決できることを整理します。

誰がどこにいるかわからない

座席管理機能とTeams連携で解決。
座席管理機能で対象者がどこにいるか検索し、Teamsで対象者に連絡or伝言メモを送信。

座席を選択するのが手間

座席選択をアプリの座席抽選に任せる。
フリーアドレスのお供にMamoru Bizを携えて、快適なワークスタイルを実現させましょう。

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この記事で活用した機能

座席表機能

座席表機能

誰がどこに座っているか一目瞭然
フリーアドレスの座席におすすめです

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