オフィスのダウンサイジングをする前に!やっておくべき2つのこと

オフィスのダウンサイジングをする前に!やっておくべき2つのこと
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  • オフィスリノベーション

こんにちは!PRのだーはらです!

だーはら

長期化するコロナ禍、無観客オリンピック開催。

異例の事態が続く中ではありますが、みなさんは今どこでお仕事をしていることが多いですか?

半ば強制的は始まったテレワークも今や当たり前の働き方となりつつあり、オフィス出社率の減少に伴い、オフィス縮小や移転を検討したり、中にはオフィスを無くすという思い切った選択をしたりする企業もありましたね。

実は私もオフィスブランディング担当として、自分たちのオフィスの在り方ついて色々なことを検討してきました。

移転、縮小、リノベーション…選択肢は様々ありましたが、私たちはまずオフィスリノベーションという選択肢を選びました。

なぜリノベーションを選んだのか。

今日はその理由と、これからオフィスのダウンサイジングなどを検討されている方に、ぜひやっておきたいことを2つお伝えしたいと思います。

Mamoru Bizスペース予約画面のイメージ

ほぼ100%テレワークで見えた課題「コミュニケーション不足」

2020年の2月、コロナ感染拡大の始まりと共に、原則在宅勤務になりました。もともと、週一回程度のリモートワーク制度もあったため、割とスムーズに全社員が在宅勤務にシフトしていきました。そして現在も基本はテレワークですが、オフィス出社も認められているので、基本は在宅勤務とオフィス出社をミックスしたハイブリッドワークスタイルです。

テレワークにも慣れ始め、週5でオフィス出社していた時代が遥か遠い昔のことのように感じるなぁ・・・なんてしみじみ、そしてだんだんみんなが感じていたこと。

『コミュニケーション足りなくない・・・?』

もちろんオンライン上では、プロジェクトメンバーでのMTGもあり、業務に関わるメンバーと必要なコミュニケーションは取れています。

ただ、オフィスにいるときにはあった、偶発的な会話や会議を設けるほどではないけど、話をしておくべき大事なこと(優先度は低くて重要なこと)などを話す機会が圧倒的に減りました。

実際、オフィスや働き方について全社員にアンケートを実施したところ、オフィスに出社する目的を問う設問に対して、オフィスに来なければならない業務を行うためと同率で他社員とコミュニケーションを取るためという回答が圧倒的に多かったのです!

Mamoru Bizスペース予約画面のイメージ
Mamoru Bizスペース予約画面のイメージ

オフィス出社目的の現状把握とオフィスのコンセプト決め

会社によっては、オフィスのあり方、オフィス出社の目的など違ってくるかもしれません。まずは現状把握としてアンケート実施することをおすすめします。

その結果を踏まえ、オフィスコンセプトを決め、コンセプトに合ったオフィス空間づくりにしていきましょう。

ちなみに我々のオフィスのコンセプトは『オープン・チャレンジ・キズナ』です。

これは会社のミッション・ビジョン・スピリッツのスピリッツに掲げているそのもので、その会社のスピリッツを体現できるオフィス空間にし、社員同士のコミュニケーションの創出の場になることを目指すことにしました。

オフィスに来ることで、会社のスピリッツが感じられて帰属意識が高まって、オープンなスペースで社員同士のキズナが深まって、チャレンジ精神高まる・・・いいこと尽くしです。笑

我ながらいいアイデアだと思ってます。

コンセプトを決めたら、オフィススペース分析を

さて、オフィスのコンセプトが決まったことだし、いざ空間づくりへ。はとても危険です!!

コンセプトを決めたならば(もしくはコンセプト決める前から)やっておくべきことは、

ずばり『オフィススペースの分析』です!

オフィスのコンセプトだけ先行して、空間づくりを始めてしまうと、実際に社員がオフィスに来た時、オフィススペースに関する課題に直面する場合があるのです。

例えば…

  • 「会議室の数が少なくなって全然取れない・・・」
  • 「オンラインで会議している人の声が気になって集中できない・・・」
  • 「フォンブース使いたいのにいつも埋まっている・・・」

などなど。

オフィスのダウンサイジングを行う際、座席数をどれくらい縮小すればいいかは社員数と出社率の設定である程度把握と想定はできます。

ですが、会議室がいくつ必要で、集中ブースやフォンブースはどれくらい利用される想定なのか、きちんと分析して空間づくりをしている企業は少なく、その結果、会議室不足からオンラインMTGやテレアポを行う社員が多い場合、居心地の悪い空間になってしまうのです。

ちなみに我々の場合は、オフィスの平均出社率、平日のオンラインMTG率、テレアポなど行う営業メンバーの割合など、色々な分析をした結果、平日同時にオンライン会議が行われるのはMAXで5~6回、そこから平均的な出社率を考え、オフィス内にMAX10つ会議やテレアポで使えるスペースがあれば問題ないという分析結果でした。

オフィスダウンサイジングにはスペース機能が効果的

このオフィスのスペース分析をしっかり行い、適切なオフィス縮小やオフィスリノベーションを実現するためにMamoru Bizの「スペース機能」を使って分析することをおすすめします。

スペース予約方法

  1. ユーザーポータルにログインし、新規予約/予約状況を見る(スペース)を選択

    ユーザーポータルにログインし、新規予約/予約状況を見る(スペース)を選択
  2. 予約したいスペース・日付・時間を選択する

    予約したいスペース・日付・時間を選択する
  3. タイトルと予約理由(任意)を入力して予約する

    タイトルと予約理由(任意)を入力して予約する

スペース予約の確認方法

ユーザーポータルの座席表で、確認したいスペースを選択すると、予約者や予約時間などの利用状況が確認できます。

Mamoru Biz 予約したスペースを確認する際の画面イメージ

チェックイン方法

スペースに予め設置されたQRコードを読み取り、開始を選択するだけです。

Mamoru Biz 予約したスペースにチェックインする際のアプリ画面イメージ

さらにABW的はたらき方におすすめの機能

PC・スマートフォン対応

PC・スマートフォンどちらからでも座席表を見るだけでなく、座席予約が可能。

各デバイスの座席表、座席予約画面のイメージ

Microsoft Teamsと連携

Mamoru Bizの座席表は、Microsoft Teamsと連携。
座席から人を選択する、もしくは検索して人を絞り込むと、その人とのチャットをすぐに始めることができます。

Teams連携ボタンのイメージ

このように、実際のスペース利用率をしっかり分析し、必要な会議室の数の設定、スペースの活用など適切かつ無駄なコストを発生させることなくオフィスのダウンサイジングなどを実現できます。

今オフィスの見直しをされている方、これから見直す予定のある方はぜひMamoru Bizをご検討ください!

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この記事で活用した機能

スペース管理機能

スペース管理機能

座席表で会議室やオープンスペースを一元管理!
スペース予約、空予約を防止する自動キャンセル、各種施設や設備の利用状況が簡単に把握できます。

Mamoru Bizについて詳しく

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