情シスの工数を大幅削減!テレワークでも簡単にできる資産管理&棚卸し方法とは?

情シスの工数を大幅削減!テレワークでも簡単にできる資産管理&棚卸し方法とは?
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てづか

はじめまして!
PCも人もケアが大切、株式会社Colorkrew(カラクル)で「情報システム」と「ヘルスケア」を担当しているてづかです。

いつも仕事に追われているわたしですが、ビジネスコンシェルジュツールのMamoru Biz にて生産性を上げ業務の効率化を図ります!

情シス部門の一大イベントと言えば、そう!資産の棚卸しですよね。

PCをはじめとした会社の資産が、適切な管理下にあることを確認する棚卸しって大切なんです。
でも、これが結構大変!
年にそう何度もあるものではないですが、情シス部門の工数を結構取られてしまいます。

そんな棚卸ですが、Mamoru Bizを活用すればあっという間に完了しちゃうんです。
今回は、誰がどこで働いていても簡単に棚卸ができる方法をご紹介いたします。特に新型コロナウイルスでテレワークを導入した企業の情シス担当者は、テレワーク下での棚卸をどうしようか困っているのではないでしょうか。

そんな悩める情シス担当者の参考になれば幸いです。

”資産棚卸し”の課題

社員が普段利用しているPC・ネットワーク機器・サーバーなど、企業にある資産は膨大です。
一つひとつ確認していたら、日が暮れてしまいます。

現実的に、資産に資産管理番号をシールで貼り付け、情シスメンバーが確認していくということが多いのではないかと思います。

これはやってみると分かるのですが、時間はかかるし限られた工数の中で終わらせる必要がある。
(そもそも終わらないんです…)
と、単なる苦痛でしかないですよね?

ある調査によると、中堅企業では、「情シスメンバーがひとり以下」という割合は51%。
うち担当者がいない、いわゆるゼロ情シスの割合は実に3割を占めるというデータもある中、資産管理をいかに効率良く実施するかはどの会社でも課題になっています。

効率よく社内の棚卸しをするには?

社内の資産を効率よく棚卸ししたいなら、Mamoru Bizがおすすめです!

情シス担当者が各個人のPCを確認しにまわるのではなく、社員一人ひとりに協力してもらいます。
社員は、自分のPCに貼ってあるQRコードを読み込むだけ!
これで棚卸しが完了します。

この方法なら、工数を大きく削減することができますよね。
そして情シス担当者は空いた工数で、他に溜まっているさまざまなタスクに取り掛かることができます。

<事前準備>

資産管理番号毎に、Mamoru Biz 対応のQRコードをIT資産(PC・サーバー・ネットワーク機器など)に貼っておく。

資産管理番号シール

▼QRコードの作成方法についてはこちら。

<一般社員(資産の持ち主、または管理者)がやること>

Mamoru Biz でQRコードを読み込み → 「借りる」を選択するだけ!

QRコードの読み込み

確認済が表示されると、社員側の作業は完了

完了画面

<情シス部門がやること>

Mamoru Biz の管理画面より、備品棚卸し履歴をダウンロード
→ 抜け漏れがあれば再点検の依頼または紛失調査を実施

Mamoru Biz管理画面 備品棚卸し履歴を確認

全ての資産においてチェックが完了すれば資産棚卸しの完了!

情シスの資産管理を効率化していこう!

今後は資産の棚卸しだけではなく、Power BI やPowerAppsなどと連携をすることで、資産管理そのものを効率化していく予定です。
(PowerBIにご興味ある方はColorkrewにてご紹介しております。詳しくはこちら↓)
Power BI 導入支援・構築・コンサルティング

働き方が急速に変化している現代。
私たち情シス担当も、変化に対応し進化しなければなりません。

Mamoru Bizで資産管理が効率化され、空いた工数で更なる業務の効率化や新しいことにチャレンジしていきましょう!

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この記事で活用した機能

棚卸し機能棚卸し機能

棚卸し機能

例えばPC等にそれぞれQRコードを発行して誰がどのPCを使っているか管理可能
情シスの工数を大幅に削減することができます

Mamoru Bizについて詳しく

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