新型コロナワクチンの職域接種 会場予約から接種予約まで簡単管理!

新型コロナワクチンの職域接種 会場予約から接種予約まで簡単管理!
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こんにちは!営業担当のトミーです!

トミー

最近新型コロナワクチン接種が加速してきましたね。

「早くコロナよ、収束してくれ〜!」
そう思い続けてきましたが、新型コロナワクチンを接種すれば、あともう少しでなんの心配もなく、いろいろなところに出かけられるのかな〜なんて思ってます。

また、育休で復帰したばかりなので、職場のみんなに直接会って話せる日が来るのを楽しみにしてます。

さて、職域接種という企業や学校で集団接種する方法が話題になっているのをご存知でしょうか。

今回は企業で職域接種を行う際に、ビジネスコンシェルジュツールのMamoru Bizを使って、会場予約や接種を希望する人の管理まで簡単にできる方法をお伝えします!

新型コロナワクチンの職域接種って何?

注射を打つ様子の写真

職域接種って、最近ニュースではよく聞くようになったワードですよね。
どんな内容や方法なのか詳しく調べてみたいと思います。

「職域接種とは」(厚生労働省より)

  1. 地域の負担を軽減し、接種の加速化を図るため、賛同する企業や大学等において職域単位での接種を可能とする。
  2. 医療従事者や会場などは企業や大学等が自ら確保し、自治体の接種事業に影響を与えないこと。

65歳以上の高齢者を対象にしたワクチン接種は、終了する見通しを国の調査では立てていますが、一般の人を対象にしたワクチン接種が本格化した際は、対象となる人数が多いため、自治体の負担が大きいことも予想されます。

職場などでの接種を進めることで、自治体の負担を軽くするとともに、企業や学校単位で接種会場を確保して、ワクチン接種を加速させようといったものですね。
そして、この職域接種を行うにあたって、企業等に求められることとして下記のことが提示されています。

「企業に求められること」(厚生労働省より)

  1. 医師・看護師等の医療職の他、会場運営のスタッフ等、必要な人員を企業や大学等が自ら確保すること。 また、副反応報告などの必要な対応を行うことができること。
  2. 医療従事者や会場などは企業や大学等が自ら確保し、自治体の接種事業に影響を与えないこと。
  3. 社内連絡体制・対外調整役を確保すること。(事務局を設置すること。)
  4. 同一の接種会場で2回接種を完了すること、最低2000回(1000人×2回接種)程度の接種を行うことを基本とする。
  5. ワクチンの納品先の事業所でワクチンを保管の上、接種すること。

企業で職域接種を行う際には、人員の確保や会場の確保、各種部署との調整、当日の進行確認やリハーサル…など、多くのことを考えなくてはいけません。
普段の仕事に加えて、この対応までとなると結構大変そうですよね。

今抱えている業務もありながら職域接種を行うとなった際には、接種会場となる場所をどう確保するか、そして接種する人のスケジュールをどう管理するのか、企業で運用していくのは大きな課題と言えそうです。

ビジネスコンシェルジュツールMamoru Bizの「スペース予約機能」と「チェックイン機能」を利用すれば、この運用が簡単にできるんです!
今回はそれぞれの機能ごとにご紹介したいと思います。

職域接種の流れ① 接種会場は、スペース予約で場所を確保

大きな会議室の写真

職域接種するにあたって、まず会場の確保が必要になりますよね。
多くの企業は、オフィス内でスペースを確保することになると思います。

このスペース確保が厄介で、予約するのに調整など時間や手間がかかることも。
Mamoru Bizでは、簡単にオフィスの中で接種会場とするスペースを確保できます。
※座席予約だけではなく、会議室や応接室などのスペース予約が可能になりました。

私が働くColorkrew(カラクル)でいうと、会議室、応接室の他にも、ちょっとした小上がりの和室、電話ブース、個室、コミュニケーションスペースなど、仕事内容に合わせて使えるスペースがたくさんあります。

今日は資料作成に集中したい日だから個室を予約する、今日はテレアポをたくさんするから電話ブースを予約する、といったようにABW(Activity-based working)を意識した場所作りを進めておりますので、あらゆるスペースがこの予約の対象となっています。

このスペース予約機能を活用して、職域接種会場の予約をしましょう。

予めスペース予約・管理したい場所用にQRコードを発行しておきます。
実際の予約は、アプリからQRコードを読み取るだけ!

予約時に開始時間と使用時間も設定でき、社員みんなに共有することが可能ですので、誰かが間違って予約する心配もありません。

接種当日は、管理者が会場のQRを読み込む(=チェックインする)ことで、会場の利用開始できるという仕組みです。

職域接種の流れ② チェックイン機能を使って接種希望者を把握

注射を打っている写真

接種会場の予約ができたら、次は社内へスケジュールと場所の告知をして、接種を希望する人を把握しなければなりません。

この場合もMamoru Bizの「スペース機能」を使って簡単に把握することができます。
Mamoru Bizの管理画面から、QRコードを当日の会場での接種レーン分発行します。
接種を希望する人は、事前にこのQRコードを読み込むもしくは、画面上でアイコンをタップして、接種をしたい日時を予約します。

当日は、接種を希望する人がチェックイン機能から、会場のQRコードを読み込んでチェックインすれば接種する人の管理も可能になります。

デジタルサイネージを使って、QRコードが表示できるリンクを発行することができるので、接種会場の外にQRコードを置くこともできます。

予約をしていない人や予約した日時と違う際には、チェックインができない仕組みになっているので、接種を希望する人が予約した通りに当日来ているか確認することができます。

また、デジタルサイネージ上であれば、チェックインした人は名前が表示されるようになっているので、簡単に接種をした人を把握できます。

管理者が接種を希望する人にExcelに名前や接種希望日を入力するフォーマットを用意するといった準備や、接種を希望する人からメールの返信をもらって自分で人数を確認するといった名もなき仕事をする必要はありません。

管理者の手を動かさずに、接種希望者が予約を行い、当日接種を受けることまでできちゃいます!

こうして、職域接種の運用の一部分ではありますが、接種会場から接種した人の管理までスムーズに運用させることができるのです。

このMamoru Bizを使ってあなたの業務が少しでも軽くなってくれたら嬉しいです!

職域接種で管理者が接種会場を予約する方法(スペース予約)

  1. Mamoru Bizの管理画面から「スペース」の登録をする

    Mamoru Biz管理画面「スペース」登録の画面イメージ
  2. 「座席表グラフィック」を選択し、1.で登録をした「新型コロナワクチン接種」の「スペース」の追加をする。項目を入力したら、作成を押し、会場となるスペースにアイコンを設置する。

    Mamoru Biz管理画面「座席表グラフィック」の画面イメージ
  3. Mamoru Bizのユーザーポータルから「新型コロナワクチン接種」を選択し、「新規予約/予約状況をみる(スペース)」を選択する。

    Mamoru Bizユーザーポータル 「新型コロナワクチン接種」を選択し、「新規予約/予約状況をみる(スペース)」を選択している画面イメージ
  4. 「接種日」を選択し、「使用時間」と「開始時間」を入力し、「次へ」を押す。

    Mamoru Bizユーザーポータル 「接種日」を選択し、「使用時間」と「開始時間」を入力した画面イメージ
  5. 「タイトル」、「予約理由」、「開催責任者」を入力し、「予約」を押す。

    Mamoru Bizユーザーポータル 「タイトル」、「予約理由」、「開催責任者」入力の画面イメージ
  6. 予約済みリストを押す。

    Mamoru Bizユーザーポータル 予約済みリストが表示されている画面イメージ
  7. 予約完了!

    Mamoru Bizユーザーポータル 予約完了後の画面イメージ

職域接種でワクチン接種希望者が接種日時を予約する方法(スペース予約)

  1. Mamoru Bizの管理画面からスペース予約の使い方の1.と同様に、接種レーン分の「スペース」の登録をし、座席表グラフィックから新規ページを作成する。

    Mamoru Biz管理画面 「スペース」登録の画面イメージ
  2. 新規ページが作成できたら、ページ設定でオフィスレイアウト図をアップロードし、1.で登録したスペースのアイコンを設置する。

    Mamoru Biz管理画面 オフィスレイアウト図をアップロードした画面イメージ
  3. Mamoru Bizのユーザーポータルからスペース予約の使い方の3.〜5.同様に、接種を希望する人がスペースのアイコンを押し、接種希望日時を入力し、予約をする。

職域接種で当日接種会場の利用を開始する方法(チェックイン機能)

管理者が当日に接種会場にデジタルサイネージを設置する。(QRを印刷したものを会場においてもOK!)

Mamoru Biz デジタルサイネージの画面イメージ
  1. 管理者は、デジタルサイネージ上のQRを読み込み、チェックインします。

    Mamoru Biz アプリの画面イメージ
  2. 会場利用が可能になります。

職域接種で接種希望者の接種方法(チェックイン機能)

接種予約をした人は、会場に入る前に「職域接種で当日接種会場の利用を開始する方法」の1.と同様にQRコードを読み込み、チェックインします。

Mamoru Biz デジタルサイネージの画面イメージ

あとは、接種を受けるだけ!

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この記事で活用した機能

スペース管理機能

スペース管理機能

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