郵便DXで総務のテレワーク化を実現する方法

郵便DXで総務のテレワーク化を実現する方法
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こんにちは!PR担当のあいです!

あい

最近友人や取引先の方と雑談して気づいたことがあります。

それが「総務の人、全然テレワーク進んでいない問題」です。
会社自体はテレワークを促進していても、結局総務は会社に行かなければならないという話をよく聞きます。

みなさんの会社はいかがですか?

営業やエンジニアやその他職種の人はテレワークしているのに、なぜ自分だけ出勤しなければいけないのか!と不満に思っている総務の方もいるかもしれません。

そこで今回は、なぜ総務のテレワーク化が難しいのか。
その理由と、それを解消できるかもしれない方法について、まとめてみました。

総務のテレワーク化って実際進んでいるの?

月間総務が行った、緊急事態宣言でテレワークを導入している企業に向けたアンケートでは、総務が完全にテレワークができていると回答した企業はたったの3.4%だったそうです。

反対に、毎日出社していると回答した企業は20.0%と高い数値です。

テレワークを導入している企業数は多いのかもしれませんが、この結果を見ると、総務のテレワーク化はほとんど進んでいないですね。現実は厳しい…

緊急事態宣言中の総務のテレワーク実施状況のグラフ
※月間総務:アンケート調査

総務のテレワーク化を阻む最大の理由は?

では、総務のテレワーク化が難しいのでしょうか。
契約書の押印や、電話対応、備品管理など社内でしかできないことが挙げられますが、最大の原因は「郵便物の対応」です。

緊急事態宣言中のテレワーク期間に総務が出社する理由のグラフ
※月間総務:アンケート調査

総務のテレワーク化を阻む郵便物対応(受け取り)

郵便物の対応は、大きく分けて2つの側面がありますよね。

まず、受け取り対応。
紙ではなくPDFなどデータ化が進むのが一番ですが、現状は請求書・契約書などまだまだ紙でやり取りしている企業も多いでしょう。

そして、これを日々振り分け整理しないと、担当者の手元に渡らず業務に支障が出てくることがあると思います。

この問題を解決するには、総務だけではなく、会社全体でペーパーレス化を進めるという意外と大掛かりな改革が必要になります。

う~ん、これはペーパーレス化が実現するまで我慢するしかないのか?
でも、ここが楽になったら総務の負担はすごく減りそうですよね。

企業間の請求書や契約書がペーパーレス化されてもなんだかんだ、DMやカタログなどが日々送られてきますよね。

私が勤務するColorkrew(カラクル)は100名ちょっとの会社ですが、それでも日に数十通の郵便が届くので、毎日誰かが出社して整理しないとあっという間に郵便受けがパンパンになってしまいます。

何千人といる大企業だったら、一日郵便物の整理をストップさせただけでも量がものすごいことになりそうで、考えたくないですね。

大量の段ボール箱を管理している女性のイメージ

総務のテレワーク化を阻む郵便物対応(郵送)

そして、総務が出社する郵便物対応は、受け取り対応だけでなく郵送対応もあると思います。

会社でしか発送データが扱えないといったセキュリティ上の理由もあるでしょうし、家にプリンターがないので印刷できない、切手や紙を自腹で払って別途経費精算するのが面倒くさいなど、様々な問題があると思います。

私も外部へ郵便物を送ろうとしたら、正直会社で作業した方が楽なので、出社してまとめて対応することが多いです。

このように郵便物の対応だけでもいろいろあり、総務が出社しなければならない理由がわかりましたね。

郵便物のイメージ

郵便DXが総務のテレワーク化への第一歩!

総務のテレワーク化の現状と、それを阻む理由がわかりました。
でも、このままだといつまでたっても総務のテレワーク化が進みません。何かいい方法がないのでしょうか?

総務のみなさんに始めていただきたいのが、「郵便DX(デジタルトランスフォーメーション)」です!

総務のテレワーク化が進まない最大の理由が郵便であるため、まずはそこからDX(デジタルトランスフォーメーション)化を始めるのがいいかと思います。

何から手を付けていいかわからない方におすすめなのが、ITツールを活用することです。

ヒト・モノ・カネに関する名もなき仕事™を減らしてきたビジネスコンシェルジュツールのMamoru Bizが、新たに郵便機能を追加したので、この機能の活用方法をご紹介いたします。

この郵便機能は、日本郵便のWebレターと連携し、自宅から簡単に郵便を発送できます!
プリンターも紙も切手も自分で用意する必要はありません。

Webレターとは?

Webレターとは、WordまたはPDFファイルをアップロードし、差出人・宛先を入力するだけで、文面印刷・宛名印刷・封筒詰め・切手貼り付け・発送・配達までを日本郵便が一括で行う、郵便発送サービスです。

※日本郵便サイトより引用

郵便DX Mamoru Biz 郵便機能~使い方~

  1. Mamoru Bizのユーザーポータルにログインし、新しい郵便物を作成

    Mamoru Bizで郵便物を作成する画面
  2. 郵送したいデータをアップロードする

    郵送したいデータをアップロードする画面
  3. 差出人や送付先などを選択する

    差出人や送付先を選択する画面
  4. 内容の確認をしたら、WEBレターへ転送される

    Mamoru BizからWebレターへデータを転送する画面
  5. Webレターで発送手続きを完了させる

総務のテレワーク化実現のため、今すぐ郵便DXを!

データを準備して、ポチポチ押していくだけであっという間に発送ができるなんてすごく便利ですよね。

印刷して、封入して、切手を貼って、ポストに入れてといった一連の作業を日本郵便が自分たちの代わりに行ってくれるので、作業時間の短縮にもつながります。

これで、郵便の発送対応に関しては自宅からテレワークでも対応できるようになりました。
受け取り側に関する機能も開発中なので、今後ますます便利になるかも!?しれません。

いきなり総務の完全テレワーク化を実現することは難しいかもしれません。
しかし、それを邪魔する原因を少しずつでも取り除いていけば、総務の方の負担が確実に減っていきますので、今やるかやらないかが大きな分かれ道になります。

Mamoru Bizはオフィスの名もなき仕事™を減らし、みなさんが本来の業務や、やりたいことに挑戦できる環境づくりをサポートしていきます。

ご興味ある方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。

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この記事で活用した機能

郵便機能

郵便機能

日本郵便株式会社のWEBレターと連携し、
まるでEメールのように実際の郵便物が送付できます。

Mamoru Bizについて詳しく

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迷ったらまずはスペシャリストにお問い合わせください。
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