フリーアドレス、ABW、テレワーク~コロナ時代で企業がもっとも選ぶワークスタイルは?

フリーアドレス、ABW、テレワーク~コロナ時代で企業がもっとも選ぶワークスタイルは?
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  • 座席管理

チャオ、マルコだよーん!

マルコ

みなさんと久しぶりに話したかったので、本日の記事を書いています!お元気ですか?
今は色々大変ですね。まだまだ新型コロナウイルスが続いていますから。

私が働くColorkrew (カラクル)では、ほとんどの人がテレワークで働いています。

もちろん私もテレワークしていますよ。そこで感じるのは、ワークスタイルを変えて、現在の環境の状況に合わせる「フレキシブルさ」が必要だということです。

今日は私の経験と、私のお客様の声をもとにおすすめのワークスタイルについて話したいと思います!

フリーアドレスやABWに興味がある方にはぴったりの記事ですよ!最後まで必ず見てくださいね。

フリーアドレスで出社率7割減を実現できる?

カラクルは、新型コロナウイルスが流行するずっと前から全席フリーアドレスなんですよ。
個人的に結構好きです。なぜかという理由は、後で言いたいので今はまだ説明しません。

まず「フリーアドレスとは?」から説明しますね。

フリーアドレスは、社員が自分の個人用の席を持たずに、フロアに設置された長机や椅子など自由に選んで、仕事ができるスタイルです。ソファなど休憩のスペースが用意されていることもあり、まるでカフェのようですね。

空間が心地よければオフィスに行きたくなるし、集中できない時は、席を変えて気分の切り替えもできます。

それでは次に、一緒にフリーアドレスのメリットとデメリットについて考えていきましょう!

フリーアドレスのメリットは?

まずメリットからはじめましょう!

コミュニケーションの促進

一番大きなメリットは間違いなくコミュニケーションの促進です。
オフィス出社するたびに違う席を選んで、普段自分のプロジェクトに関わっていない人と席が近くなれば偶発的なコミュニケーションが生まれ、新たな情報や発想を得ることができます。

テレワークとの相性が良い

特に今の「コロナ禍」では、テレワークを導入している企業さんが非常に増えました。
そして政府はテレワークを促進しているので、私たちはテレワークと在宅勤務をミックスさせたハイブリッドワークでオフィス出社率7割減を実現させることが必要です。

新型コロナウイルス感染防止対策がしやすい

固定席よりフリーアドレスにした方がソーシャルデイスタンスを保ちやすいです。

自律的な働き方の促進

自分が集中できる場所を選べます。集中力が落ちたら別の席に移動して、集中力を高めたりストレスも減らしたりすることができます。

フリーアドレスは、メリットたくさんですね!

フリーアドレスのデメリットは?

では、フリーアドレスにデメリットはないんでしょうか?

現在の状況も考えてみたら、メリットの方が多いかもしれませんが、デメリットのないものなんて、この世には存在しないですよね。一応、デメリットもリストアップしてみました。

  • 全体の管理が難しい
  • 誰がどこにいるのか分からなくなる
  • 自分のパーソナルスペースがなくなる

など、考えてみたらフリーアドレスのデメリットもいくつかありました。

働く場所も席もフリーになったら、誰がどこにいるかわからず、管理が難しくなるでしょう。
そして、自分のパーソナルスペースが確保されていた固定席ではなくなるので、反対の人もいるかもしれません。

ですが、心配しないでくださいね!

「どうすればスムーズにフリーアドレスの導入ができるのか」を、私が今回特別に教えてあげます。

カラクルもコロナ禍より前にフリーアドレスを導入していたので、それらに伴う課題や改善点をしっかり把握しています。

フリーアドレスの導入から管理までスムーズに行うために、ビジネスコンシェルジュツールの「Mamoru Biz」というサービスを作り出しました!と言っても過言ではないかもしれません。

では、一体Mamoru Bizがフリーアドレスにどう役立つのか。
それをこれから紹介していきたいと思います。

フリーアドレスの名もなき仕事™を減らす「Mamoru Biz」

ビジネスコンシェルジュツール「Mamoru Biz」は、オフィスの名もなき仕事™を減らします。
そしてそれは、フリーアドレスに関する名もなき仕事™にも対応します。

座席の可視化

誰がどこにいるのか、例えば在宅なのかオフィスに出社しているのか可視化できます。

座席確認画面

座席の予約

フリーアドレスにした場合、社員よりも座席数が少ないことってありますよね。
そんな時は座席予約機能を使って、座席を確保しましょう!出社したのに席がないなんてことも防げます。
さらに、オフィスの出社コントロールも簡単です!紙やExcelで管理する出社コントロールとはさよならしましょう。
設定した出社率を超えるとアラートがでるので、出社率の上限を超える心配もありません。

座席予約画面

ギャラクシーチャートやログで万が一に備えて対策

出社した時に誰がどこにいたのか、近くに座った人は誰なのかなど、グラフでもCSVでも確認できて、万が一新型コロナウイルス感染者が出た時でも、すぐに対応ができます。

ギャラクシーチャート画面

フリーアドレス以外には?ABWもいいかも!!

フリーアドレスはフレキシブルな働き方なので、おすすめです。
ですが、他にもおすすめの働き方はあります。それはABWです!

ABWはなに?!と思った方がいらっしゃったでしょ!
ABWとは、「Activity Based Work」の略称です。

最近は、この新しい働き方が流行っているらしいです。

一言でいうと「仕事の内容に合わせて、社員が自分で自由に働く場所を選ぶワークスタイル」です。

カラクルの美人広報の原田さんが、YouTubeチャンネルでABWをニコニコしながらうまく説明してくれたので、下記の動画をご覧ください!私よりも説明が上手です。
高評価も登録も!(人>ω<*)オネガイシマス!

【ABWって何?】今起きている働き方の変化をズバリ解説!【オフィス改革】

フリーアドレス・ABWの効果検証はスペース管理が効果的!

原田さんと私の説明で、フリーアドレス&ABWの良さはわかっていただけましたね。
みなさんすぐに取り入れてみてください。

導入後の効果検証が難しいという声もききますが、そんな時はMamoru Bizのスペース管理機能を使ってみてください。

スペース機能では、座席ではなく会議室・コミュニケーションエリア・オープンスペースなど場所の予約や管理ができ、その利用状況を確認できます。

どのスペースがどれだけ利用されているのか分かるので、新しい働き方を取り入れた後の効果検証に活用できます。

フリーアドレス・ABWにおすすめの座席表機能

  1. 管理ツールから座席グラフィックを選択

    ユーザーポータルにログインし、新規予約/予約状況を見る(スペース)を選択
  2. 作成した座席グラフィックのURLを社員に公開

    作成した座席グラフィックのURLを社員に公開
  3. 社員それぞれのPCで座席表を閲覧可能

    社員それぞれのPCで座席表を閲覧可能
  4. 見つけにくい場合や、リモートの方は検索

    見つけにくい場合や、リモートの方は検索
  5. 1ヶ月先まで座席の予約をすることが可能

    1ヶ月先まで座席の予約をすることが可能

フリーアドレス・ABWにおすすめのスペース管理機能

スペース予約方法

  1. ユーザーポータルにログインし、新規予約/予約状況を見る(スペース)を選択

    ユーザーポータルにログインし、新規予約/予約状況を見る(スペース)を選択
  2. 予約したいスペース・日付・時間を選択する

    予約したいスペース・日付・時間を選択する
  3. タイトルと予約理由(任意)を入力して予約する

    タイトルと予約理由(任意)を入力して予約する

スペース予約の確認方法

ユーザーポータルの座席表で、確認したいスペースを選択すると、予約者や予約時間などの利用状況が確認できます。

Mamoru Biz 予約したスペースを確認する際の画面イメージ

チェックイン方法

スペースに予め設置されたQRコードを読み取り、開始を選択するだけです。

Mamoru Biz 予約したスペースにチェックインする際のアプリ画面イメージ

さらにABW的はたらき方におすすめの機能

PC・スマートフォン対応

PC・スマートフォンどちらからでも座席表を見るだけでなく、座席予約が可能。

各デバイスの座席表、座席予約画面のイメージ

Microsoft Teamsと連携

Mamoru Bizの座席表は、Microsoft Teamsと連携。
座席から人を選択する、もしくは検索して人を絞り込むと、その人とのチャットをすぐに始めることができます。

Teams連携ボタンのイメージ

Mamoru Bizを導入すれば、フリーアドレス・ABWだけでなく、ハイブリッドワーク、テレワーク、ローテーション勤務など多様な働き方で発生する名もなき仕事™を解決することができます。

気になった方は、ぜひお気軽にご相談ください。

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この記事で活用した機能

スペース管理機能

スペース管理機能

座席表で会議室やオープンスペースを一元管理!
スペース予約、空予約を防止する自動キャンセル、各種施設や設備の利用状況が簡単に把握できます。

Mamoru Bizについて詳しく

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Mamoru Bizが選ばれる3つの理由

  1. 1.安定の実績

    350社1,200チーム以上が活用しており、東京都主催のUPGRADE with TOKYOで表彰されているサービス。

    安定の実績
  2. 2.即導入でき、生産性向上が可能

    QRコードとアプリで即開始でき、カスタマイズ性がある名もなき仕事™を減らせる機能により、100名につき年間150時間以上の工数削減を実現。
    ※利用企業からのヒアリング

    生産性向上が可能
  3. 3.稟議承認を得やすい安心のセキュリティー

    PCI DSS、FISCの準拠にも利用されている日米特許の認証技術から派生した万全のセキュリティー。(ISO27001、Pマーク取得済み)

    安心のセキュリティー

ぜひ「Mamoru Biz」を体験してみてください

迷ったらまずはスペシャリストにお問い合わせください。
お問い合わせいただければ、トライアルのご案内が可能となります。

※トライアルプランのお申し込み、サービスのデモや詳細説明を希望する場合は、上記ボタンよりお問い合わせください。

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