ホテリングは新しい働き方に最適!?コロナ禍の今こそ導入したい理由

ホテリングは新しい働き方に最適!?コロナ禍の今こそ導入したい理由
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あい

こんにちは!PR担当のあいです!
1歳の息子は私がマスクをすると、外出すると思ってニコニコします。
息子の中で、「外ではマスク」が常識になっていることに驚きました。

このように、世代や大きな出来事により、世の中の常識も変わっていくんでしょうね。
マスクなしで気軽に外出できていた頃が、既に懐かしくもあり恋しくもあり…

としんみりした雰囲気はここまで。
今回は、「ホテリング・フリーアドレスでオフィスを縮小!【最新の働き方】」で少しだけ触れたホテリングについて、ご紹介したいと思います。
この記事を最後まで読むと、ホテリングについて詳しくなり、自分のオフィスでも導入したくなるでしょう。

ホテリングとは?

みなさんは、ホテリングという言葉をご存知でしたか?
多くの人が聞きなれていないであろうホテリングですが、実は1990年代のアメリカで既に提唱されていたそうです。

ホテリングとは、社員が自分で座席を選択し予約するシステムです。
ホテル予約のオフィス版をイメージするとわかりやすいかもしれません。

ホテリングは、自由に席を選べるフリーアドレスから派生しました。
元々は、オフィス縮小によるコストの削減を目的としたものだったそうです。

約30年近くも前から始まっているホテリングですが、いつの時代もコスト削減は経営課題に挙がるのでしょうね。

営業担当者は外出していることが多いので、テレワークなどを導入する。(その分、顧客との時間を増やして業績のアップも狙う。)
そうすると営業担当者が社内にいなくなるので、オフィスの席を減らしてコストが削減できるというような発想でしょうか。

座席が減っても席の予約制を導入することで、出社したら席がない!なんてことにはなりません。
座席を減らしたり、オフィスを縮小したりしても、ホテリング導入で働きやすい環境がつくれます。

なんだかこれって、今の時代にも当てはまりませんか?
コロナ禍でテレワーク推進が積極的に行われていることで、社内に出社する人が少なくなっている。
業績が振わずコスト削減が求められている。
「わかる、わかる!」と頷く人も多そうです。

この状況を改善(オフィスを有効活用、コスト削減など)できるのが、ホテリングじゃないでしょうか。
週5出社が当たり前でテレワークもほとんど普及していなかったため、ホテリングも拡がることはありませんでしたが、働き方も変わり始めた今の日本で再び注目を集めているのです。

マスクをしている2人の女性の写真

ホテリング導入のメリット

オフィスでホテリングを活用すると、さまざまなメリットがあります。

まずは、オフィスを縮小できること。
固定席をなくし、フリーアドレスにすることで必要なオフィス面積が今までよりも小さくすみます。
より狭いオフィスに移転すれば、固定費である賃料も上がってコスト削減になるでしょうし、移転しなくてもスペースが空くので、その分コミュニケーションスペースや会議室など、新しい空間をうみだすことができます。

席が固定化されないので、他部署・他グループの人とコミュニケーションが取りやすくなることもメリットの一つです。
異なる部署・グループのメンバーが近くで働くことにより、アイディアをもらったり、新しいイノベーションが生まれたりすることがあるかもしれません。

また、固定席だと難しいフレキシブルな働き方にも、ホテリングは対応できます。
例えば、集中したい場合、相談しながら働きたい場合、プロジェクトを発足し期間限定でプロジェクトメンバーと働きたい場合など、その時々に合わせて座る席を決められるのがメリットとなります。

子供の写真

ホテリングがコロナ禍や新しい働き方に適している理由

ホテリングのメリットをご紹介しましたが、このコロナ禍で、ソーシャルディスタンスを保ちやすい、衛生管理しやすいといった観点からさらに注目を集めるようになりました。

なぜホテリングがコロナ禍や新しい働き方に適しているのでしょうか。
3つの理由を説明していきます。

・ソーシャルディスタンスを保ちやすい
会社は3密(密閉・密集・密接)になりやすい環境です。
その環境でも座席を減らしホテリングを導入することで、ソーシャルディスタンスを保ちながら仕事をすることが可能です。
さらに換気もこまめに行えば、出社しても3密を避けられます。

・衛生管理としても効果あり
ホテリングは、例えば会議室を何名で利用したか、誰がどこの席に座っていたのかなどがわかります。そのため、利用した座席は消毒する、消毒完了した席が予約可能になるなどの衛生管理がしやすくなります。
今後新型コロナウイルスが完全に収束したとしても、また新たなウイルスが猛威を振るうかもしれません。衛生管理がしやすい環境を整えておくことが大切です。

・勤怠管理にも活用できる
新型コロナウイルスの影響により、テレワークを導入した企業が増加しました。
ホテリングを活用すれば、誰が出社・テレワーク・外出しているのかわかりやすくなり、勤怠管理としても活用できます。

昔から存在していたホテリングですが、このようにこれからの新しい働き方にも適しているのです。

オフィスで働く人々の写真

ホテリング導入はツールを活用するとより簡単に!

座席予約を紙やExcelで管理しようとすると、新たな名もなき仕事が発生し、管理者の面倒ごとが増えるだけです。
ホテリングを導入するなら、同時に座席予約できるツールも導入しましょう。

おすすめは、ビジネスコンシェルジュツールの「Mamoru Biz」。

・1ヵ月先まで座席の予約が可能
例えばフリーアドレスやホテリングにしても、チームで働いていると一定の期間は固定で利用したいなんてこともありますよね。
Mamoru Bizは、1ヵ月先までの座席予約が可能です。
毎日でも長期間でも、予約しやすいツールです。

座席予約画面イメージ

・出社コントロールも可能
管理ツールで設定した出社率に到達すると、警告を出し注意喚起を行います。
また、その日の座席占有率をレポートで振り返ることも可能です。

※設定した出社率を超えると、アラートが表示されます。

出社率管理画面イメージ

コロナ禍でオフィスの3密を避けるのが必要と言われているので、予約した人多数で密になるなんてことは避けたいですよね。
管理者側も日々社員の出社率をカウントする必要がないので、とても便利です。

今後新型コロナウイルスが収束し出社する社員が増えたことを想定した場合でも、座席予約ができるので、事前に予約しておけば座席が不足して席に座れないなんてことはありません。

・座席を可視化
Mamoru Bizは、座席用のQRコードを読み取るだけで人がいる場所を可視化するので、誰がどこにいるのか簡単にわかります。
フリーアドレス・リモーワーク・ローテーション勤務・ハイブリッド勤務など多様な勤務形態にも対応しています。

座席表はPC・スマートフォンどちらも対応しているので、気軽に座席予約状況などもご確認いただけます。

座席表機能

・座席の分析機能あり
どれだけ席が使用されているかわかる座席分析機能がついています。
新型コロナウイルス対策の密管理も可能。
万が一職場に感染者が発生しても、誰が濃厚接触者なのかログから確認することができ、職場内クラスターを防止します。

座席分析画面イメージ

ホテリング導入するなら、会議室予約ができるスペース管理もおすすめ

オフィスのスペースを有効活用させるのに効果的なホテリングですが、座席以外のスペースも有効活用したいと考える企業が増えているようです。

そのためには、会議室や休憩室、コミュニケーションエリアや集中スペースなど、どこがどれだけ予約・使用されているのか確認する必要がありますよね。

そんな時は、Mamoru Bizのスペース管理機能を使うと、自席にチェックインしたまま、会議室予約状況や利用状況が簡単に可視化されるので、オフィススペースの見直しに役立ちます。

・スペース予約・運用
座席だけではなく、会議室予約や一元管理をすることができます。
空予約を防止する自動キャンセル、各種施設や設備の利用状況を簡単に把握できるため、会議室の調整や利用状況のヒアリングなどの名もなき仕事を減らすことができます。

スペース予約・運用のイメージ

・スペース用デジタルサイネージ
会議室や個室の前に設置すると、利用状況が一目でわかったり、QRコードを読み込むだけで利用申請を完了させることが可能です。
空いている部屋を探すために、スケジュールを確認する名もなき仕事を減らすことができます。

スペース用デジタルサイネージのイメージ

ホテリングは、このコロナ禍で働き方が変わりつつある今、注目されています。

コスト削減やオフィスの見直しを検討している方、まずはMamoru Bizを試してみませんか?
管理者の手を煩わせることなく簡単に、ホテリングやフリーアドレスが導入可能です。

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この記事で活用した機能

座席予約機能

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1ヶ月先まで座席予約が可能!
フリーアドレスでも固定席でも、
オフィスのレイアウトを活かしたまま予約状況を確認できます。

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