ホテリング・フリーアドレスでオフィスを縮小!【最新の働き方】

ホテリング・フリーアドレスでオフィスを縮小!【最新の働き方】
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あい

こんにちは!PR担当のあいです!
テレワークの日々が続き、すっぴんで仕事をする楽さに気づいてしまいました。

たまの出社はきちんと身だしなみを整えるので、自分でもその落差にびっくりします。
(私みたいな女性は多いと信じています。)

世の中的には、これからもテレワーク主流なんでしょうか?
最新の働き方について考えてみました。

ホテリング・フリーアドレス・ABW!新しい働き方

新型コロナウイルス流行により、さまざまなことが変わっています。
私たちの働き方もその一つ。目まぐるしいスピードで日々変化しています。

テレワーク導入をきっかけに、各企業は自分たちに合った働き方を見つけている最中のようですね。
その中でも、特に注目を集めているのがホテリング・フリーアドレス・ABW・ハイブリットワークです。

あなたの知っているキーワードはありますか?
それぞれ簡単に説明していきたいと思います。

①ホテリング

ホテリングとは、フリーアドレスから派生して、社員が自ら席を予約するシステムです。
会社が密にならないよう出社をコントールしたい企業が導入し始めています。
実は1990年代に既にアメリカで提案されていたホテリングですが、このコロナ時代に再び注目を集めています。

②フリーアドレス

フリーアドレスとは、社員が固定席を持たないオフィススタイルです。
外出やテレワークなどで出社する社員が少ない企業で導入すると、固定席の時よりも狭いオフィスで済みスペースを有効的に活用することができます。

③ABW

ABWとは、Activity Based Working (アクティビティ・ベースド・ワーキング)の略称です。
集中したいときは自宅や個別ブース、共同作業をするなら出社してコミュニケーションスペースでといったように、仕事内容や目的によって場所を変えて働くやり方です。

④ハイブリッドワーク

出社・テレワークをミックスさせたフレキシブルな働き方。
このような働き方をしている人をハイブリットワーカーと呼びます。

これらのキーワードに共通するのは、フレキシブルな働き方ということではないでしょうか。
そして、なぜフレキシブルな働き方が支持され始めたのでしょうか

ホテリングが必要に?オフィスを見直す企業は7割!

新しい働き方を取り入れようという動きが活発なのは、間違いなく新型コロナウイルスの影響があります。それは、働き方だけでなく、オフィスの在り方にも影響を及ぼしています。

月間総務が実施した「オフィスに関する調査」よると、なんと約7割の企業が新型コロナウイルスでオフィスの見直しを実施・検討したそうです。

新型コロナウイルスでオフィスの見直しをしたかのグラフ
※月間総務「オフィスに関する調査」

オフィス見直しの内容の中で、一番多かったのがオフィスの縮小について。

業界・業種にもよりますが、売上が落ち込んでいるにもかかわらず、家賃を支払わなければならない状況が続くのは厳しいですよね。
固定費を見直すなら、確かにオフィスの賃料削減は効果がありそうです。

新型コロナウイルスをきっかけに在宅勤務を推奨してきた企業は、収束後も変わらず多様な働き方を認めていくと予測されます。

実際にコロナ禍を契機に、ホテリング・フリーアドレス・ABW・ハイブリットワークを導入する企業も増えてきました。

もう元の世界に戻ることはありません。
私たちは新しい働き方を受け入れ、それに適応していくしかないのです。

会話をしているメンバーの写真

ホテリング&フリーアドレスでオフィス縮小が可能!

これからオフィスを縮小したい企業におすすめしたいのが、ホテリング&フリーアドレスの導入です。

テレワークを導入している企業が、固定席のままオフィスを縮小してしまうとどうなるでしょうか。
本当に必要なオフィス面積より広い場所を借りなくてはいけません。
適したオフィス面積で借りないと、もったいないですよね。

オフィスの引っ越しには多くの費用・手間・時間が発生します。
会社全体を巻き込む話なので、オフィス面積は失敗したくない重要な課題です。

フリーアドレスだと、固定席より狭いオフィス面積でも出社した人のスペースを十分に確保できますので、オフィス縮小を考えている企業はまず検討したいところですね。

しかし、ただオフィスを縮小してフリーアドレスにするだけだと、社員が出社する日が被って席を確保できないことがあるかもしれません。

そうならないために同時にホテリングで座席予約をしておくことで、確実に席に座って仕事をすることができます。

フレキシブルな働き方には、フレキシブルな座席。
オフィス縮小なら、ホテリング&フリーアドレスを検討してみませんか?

オフィス縮小しない企業でもホテリング&フリーアドレスを導入することで、ソーシャルディスタンスの確保ができたり、空いたスペースを別の目的で活用できたりと、メリットがあると思います。

電球のイメージ

ホテリング×ハイブリッドワークもおすすめ

オフィスの見直しは、オフィスを縮小させることだけだと思っていませんか?
オフィス移転・解約・拡大など、見直し項目は多岐にわたります。

新型コロナウイルス感染防止対策として、今までとは異なるソーシャルディスタンスを保った空間をつくることもオフィス見直しの一つに入ると思います。

3密を避けたい企業におすすめしたいのが、ホテリングとハイブリッドワークの導入です。

新型コロナウイルスが発生して1年以上。
多くの企業で導入されたテレワークですが、メリット・デメリット両方を感じているのではないでしょうか。

週5で出社する、完全にテレワーク移行というよりは、テレワークで不足しがちなコミュニケーションを補うために、出社とテレワークをミックスさせたハイブリッドワークを導入する企業が増えているように感じます。
ハイブリッドワークにすることで、1日に出社する人数が減り密な環境を避けることができます。

ただ、ここでもハイブリッドワークの導入だけでは社員の出社が重なる可能性があるので、ホテリングを活用して、出社コントロールする必要があります。

オフィス面積を変えるにしても、新しい空間づくりにしても、オフィス見直しとは、働き方を見直す必要があるということですね。

老人のイメージ

ホテリング&フリーアドレス導入はツール活用必須!

ホテリングやフリーアドレスを導入するなら、同時にツールを活用することを強くおすすめします。
管理者側&利用者側の導入や運用の負担を減らすことができます。

費用負担が心配な管理者の方もいらっしゃると思いますが、安心してください。
オフィスを縮小することで、社員一人あたりにかかるコストが数万単位で削減できると言われています。
200~300円/人のフォローアップツールを導入しても、今までよりもコストを抑えつつフリーアドレスを効果的に活用することができます。

ツールの使いやすさ的にも、金額的にもおすすめなのがビジネスコンシェルジュツールの「Mamoru Biz」です。

・座席を可視化

Mamoru Bizは、座席用のQRコードを読み取るだけで人がいる場所を可視化するので、誰がどこにいるのか簡単にわかります。
フリーアドレス・テレワーク・ローテーション勤務・ハイブリッドワークなど多様な勤務形態にも対応しています。

座席表はPC・スマートフォンどちらも対応しているので、気軽に座席予約状況などもご確認いただけます。

PC・スマートフォンそれぞれの画面イメージ

・1ヵ月先まで座席の予約が可能

例えばホテリングするにしても、チームで働いていると一定の期間は固定で利用したいなんてこともありますよね。
Mamoru Bizは1ヵ月先までの座席予約が可能です。
毎日でも長期間でも、予約しやすいツールです。

座席予約画面イメージ

・出社コントロールも可能

管理ツールで設定した出社率に到達すると、警告を出し注意喚起を行います。
また、その日の座席占有率をレポートで振り返ることも可能です。

※設定した出社率を超えると、アラートが表示されます。

出社率管理画面イメージ

コロナ禍でオフィスの3密を避けるのが必要と言われているので、予約した人多数で密になるなんてことは避けたいですよね。
管理者側も日々社員の出社率をカウントする必要がないので、とても便利です。

ツールを最初から利用することで簡単にはじめられるので、ホテリングやフリーアドレス導入のハードルが下がります。

オフィスの見直し、働き方の見直しをしている方は、ぜひ一度Mamoru Biz導入から検討してみてはいかがでしょうか。

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この記事で活用した機能

座席予約機能

座席予約機能

1ヶ月先まで座席予約が可能!
フリーアドレスでも固定席でも、
オフィスのレイアウトを活かしたまま予約状況を確認できます。

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