オフィス縮小・移転の前にフリーアドレス導入が正解!コロナ禍で変わるオフィス事情

オフィス縮小・移転の前にフリーアドレス導入が正解!コロナ禍で変わるオフィス事情
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こんにちは!PR担当のあいです!

あい

新型コロナウイルスの影響で、現在テレワークで働いています。
友人たちに話を聞いたり、ニュースを見たりで感じるのは、コロナ禍にテレワークを導入し始めた企業は多いということ。

しかし実際にテレワークを活用してみると、テレワークのメリットもありますが、オフィスに行かないとできない業務やコミュニケーションの問題もあり、出社して働くことも必要だなと感じる今日この頃です。

テレワークもしたい、でもオフィスにも出社したいとなると、総務などコーポレート部門では、オフィスをどうするかが新たな課題になってきますよね。
社員が出社しないのに今のオフィス面積を維持するのはもったいない、かといって安易に縮小・移転したら今後出社する人が増えた時に座席が不足するかもしれない…
など、いろいろ悩みはあると思います。

今回は、オフィス縮小・移転を検討する前に行ってほしいポイントをご紹介します。
これを実行していただくだけで、今のオフィスをより快適に、もしくは縮小・移転が成功します。

最後までぜひご覧ください。

オフィス縮小・解約したい会社が増加!?

ITベンダーや菓子の大手企業が無期限に在宅勤務が可能にするなど、テレワークが急激に浸透した今、オフィスの縮小や解約を検討している企業が増加しているそうです。

テレワーク手当なんてものを福利厚生として支払っている企業もあり、テレワークで増えた支出があるなら、コストも減らしていきたいですよね。

そこで大きなポイントとなるのが、オフィスの賃料だと思います。
社員が出社しないのに賃料変わらずとなると、もったいないですよね。
そういった背景もあるのか、あるアンケート調査によると、新型コロナウイルス収束後にオフィス面積を縮小したい企業は約30%と、拡張したい派の約3%を大きく上回りました。

社員にとってもテレワーク継続は以下のようなメリットがあり、新型コロナウイルス流行前と全く同じように働くのは難しいと思われます。

  • 満員電車のストレスがなくなる
  • 通勤が必要ない分、趣味や家族との時間に充てられるので、QoL(Quality of Life)が向上する
  • 育児や介護と仕事を両立しやすい
  • 仕事に集中できて作業効率が上がる

多くの企業はオフィスの見直しを検討中という段階ですが、既にスタートアップ企業や中小企業が、業績悪化や固定費の賃料を減らす目的で、オフィスの解約をしはじめています。

また、解約まではしなくてもオフィスの立地や広さを変えて、固定費を削減したいと考えている企業も増加傾向にあります。
実際に社内でも、週数日のテレワークは継続していくということで、社員が出社しないのに今までと同じ広さのオフィスが必要なのか、オフィス見直しについて議論されています。

会議をしている様子の写真

オフィス縮小・移転の前にやるべきことはフリーアドレス導入

オフィスの縮小・解約・移転を検討している企業が増えていると説明しましたが、実際に自社のオフィスを見直す際は、何から始めればいいのでしょうか。

大事なことは、現状(もしくは、アフターコロナで)本当に必要なオフィス面積を知ることです。

テレワークのメリットがあり社員もそれを望んでいる以上、新型コロナウイルスの流行が落ち着いても、完全にテレワークをなくす企業は少ないと思われます。

時差出社、出社+テレワークをミックスしたハイブリット勤務、ローテーション勤務などの多様な働き方が、これから主流になっていくかもしれません。

そうなってくると、「毎日全員が会社に出社する」この前提が崩れます。
週に数回、月に数回しか出社しないのに、全社員の座席を固定しているのはもったいないですよね。

その分のオフィス面積も必要で、賃料も高いままとなってしまいます。

これを解決するのが、固定席をやめ、フリーアドレスを導入することです!
フリーアドレスを導入することで、出社する社員が日々流動的になってもOK。

今後オフィス縮小・移転することになっても、座席を固定しているときよりも小さいオフィスを借りることができ、コストカットにも効果的です。

移転しない場合でも、フリーアドレスを導入し今までよりも座席数を減らすことで、ソーシャルディスタンスを保つことができたり、密を防いだりすることができます。

空いたスペースをリラクゼーションスペースや、コミュニケーションスペースにするなど、新しい空間をうみだすこともできます。

オフィス見直しのファーストステップは、フリーアドレス導入。
実態に適した面積を知ることで、縮小するのか、移転するのか、拡張するのか検討すると効率よく進められ、失敗のリスクが低くなることでしょう。

フリーアドレス導入したら、オフィス縮小を想定してみよう

フリーアドレスで自由に座席を使えるようになると、ムダな固定席がなくなります。
フリーアドレスに必要な面積だけわかれば、オフィスの見直しは簡単です。

ただ、これだけだとオフィスがどの程度使用されているかはわかりませんよね。
なんとなく雰囲気で必要なオフィス面積を決めてしまったら、思ったより広かった・狭かったの問題が必ず発生します。
オフィスの使用状況はきちんと把握したいですよね。

そこで、おすすめなのがビジネスコンシェルジュツールの「Mamoru Biz」。

Mamoru Bizは、座席用のQRコードを読み取るだけで人がいる場所を可視化します。通常の出社に加えフリーアドレス・テレワーク・ローテーション勤務など多様な勤務形態にも対応し、どれだけ席が使われたか座席分析が可能です。

さらにスケジューラー機能を使うと、会議室も簡単に利用率を可視化できます。

スケジューラー機能

コーポレート部門の方が、目視で人数を数えて日々Excelに入力…なんて面倒な作業や管理は一切発生しません!

ポータル画面を確認するだけ。
可視化された座席表を確認することで、本当に必要なオフィス面積がわかります。

フリーアドレス導入時の課題も解決!オフィス縮小の手助けに

ここまで、必要なオフィス面積を知るためにフリーアドレスは効果的だという話をしてきましたが、フリーアドレスにも課題はあります。

それは、誰がどこにいるかわからないこと
出社していれば、周りと見渡し確認することもできますが、テレワークが推進されている今、ますます探すのが大変になりますよね。

仕事で忙しいのに、人探しに時間を取られたくはありません。

実は、それもMamoru Bizで解消できるんです。
出勤時にアプリからQRコードを読み込むだけで、リアルタイムで座席表に反映されます。

誰がどこにいるか瞬時にわかるので、フリーアドレスでも人探しは簡単です。

Microsoft Teamsとも連携しているので、連絡を取りたいメンバーを検索して、そのまますぐにチャットを始めることができます。
さらにこのMamoru Bizは、出社率を制限できるので、オフィスの出社コントロールにも活用できます。

管理ツールで設定した出社率に到達すると、警告を出し注意喚起を行います。
また、その日の座席占有率をレポートで振り返ることも可能です。

座席予約もできるので事前に予約しておけば、今後新型コロナウイルスが収束し出社する社員が増えても、座席が不足して席に座れないなんてことはありません。

オフィス縮小・移転するならフリーアドレス導入&Mamoru Biz!

フリーアドレスにしてMamoru Bizを使えば、本当に必要なオフィス面積がわかり、オフィスの見直しにも役立ちます。

オフィスのムダな縮小・移転・解約で引っ越しをする前に、まずはMamoru Bizを導入してみましょう!

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座席表機能

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誰がどこに座っているか一目瞭然
フリーアドレスの座席におすすめです

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