会議日程をレコメンドしてくれる?!Office 365 Outlookに連携できる革新的なスケジューラー!

会議日程をレコメンドしてくれる?!Office 365 Outlookに連携できる革新的なスケジューラー!
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マルコ

チャオ!また私です。イタリア人のマルコ!
これからどんどん記事を書いていきたいと思いますので、皆さん、ぜひ読んでみてくださいね。もし私の前の記事をまだ読んでいない方がいらっしゃっても、心配しないでね!いつでも読めます!後悔はさせません。

では、今日はもう少し自分のことを話したいと思います。
初めてのブログで浜崎あゆみが好きだと言ったのですが、それだけでなく、他にも日本の好きなところがたくさんあります。東京に来る前は京都に住んでいました。芸術、特に神聖な建築に興味を持っていたので、イタリアの大学の卒論には、神社とお寺について書くことにして、研究をするために関西に行きました。そして、就職活動で東京に引っ越し、Colorkrewに入りました。

さてさて、マルコの話はこれくらいにしておきます。
今日、本当にお話ししたいのは「会議・アポイントの調整の大変さ」についてです。私は複数の会議を調整する時にいつもイライラしていました。きっと私だけではないですよね?

え、どうして過去形を使ったのか?

なぜかというと、Colorkrewはいつも皆さんの課題を考えて、仕事を楽しくするために素晴らしいソリューションを生み出すからです!ご興味があれば、最後までこの記事を読んでいただければ幸いです。

アポ調整はめんどくさい!

皆さん、社内のミーティングの調整は1日に何回していますか?
Colorkrew調べでは、1日に社外の人との調整も踏まえると1日に2回、1回あたり6分もかけていました。ということで、年間50時間ぐらいになります。

皆さん、会議の調整をする時にいつも何分ぐらいかかりますか?
私は、かかりすぎです。
日本の会社で働き始めたのが2019年の12月ですが、その時はまだ仕事の経験が浅くて、どのぐらい会議を調整するのが大変なのか知りませんでした。
私は営業マンですから、毎日色々な社内と社外の方と会議を設定しないといけないし、結構移動中で調整する時もあります。

今までOutlookを使っていたのですが、中々大変でした。複数の会議を設定したい時にみんなの予定を見ながら空いている時間と、空いている会議室を探さないといけないですよね。全員の予定が合わない、他のメンバーの予定がみづらい時も多いです。
急いでいるのに、他の仕事もあるのに!
たった一つの会議を調整するのに、何回もみんなの予定をチェックしないといけない。
もういい!って何度もなりかけました。

でも、もうそんなイライラが全くなくなったんです。
一体なぜ?と思っているかもしれません。全部Mamoru Biz スケジューラーのおかげなんです!

Mamoru Bizスケジューラーとは?

Mamoru Bizとは?
Mamoru BizはQRコードを使って、誰にも評価されないけれど、誰かがしないといけないような名もなき仕事を減らすためのビジネスコンシェルジュツールです。アポ調整もその中の一つです。その名もなき仕事の時間をなくすために作ったのがMamoru Bizスケジューラーです。
Mamoru BizスケジューラーはOutlookに連携しているスケジューラーです。

▼Mamoru Bizスケジューラーの特徴

  • 空きスケジュールレコメンド
  • 他メンバーの予定を見やすく
  • 施設予約と連動
  • 社外の方とアポ調整
  • モバイルからアサイン可
  • 分析用データが生成される

ご興味が沸いたかな?
もう少し一緒に詳細を見てみましょう。

レコメンドしてくれるスケジューラーは、一体何なの?!

今日はMamoru Bizスケジューラーの「レコメンド機能」をメインにお話ししたいと思います。
もう見づらい予定表を見なくてもいい。何回もチェックすることも不必要。
少数のクリックで終わり!簡単、楽、早い!

それでは、具体的にMamoru Bizスケジューラーで何ができるかお話しましょう。

とりあえず、

  • いつ
  • 何分くらい
  • 誰と

という情報を入れたら、会議日程のレコメンドが出てきます
しかも人だけでなく、同時に会議室が空いているかどうかも確認することができます

スケジューラー機能の使い方

【1】新規登録をクリック

スケジューラーの画面

【2】いつとどれぐらいの会議を開催したいのか設定する

スケジューラーの画面

【3】参加してほしい方を選ぶ

スケジューラーの画面

【4】決定を終わらせたら、空きスケジュールレコメンドの画面が出てくる

スケジューラーの画面

○=必須参加者が全員参加できて、会議室が空いている時間帯がある日

スケジューラーの画面

△=必須参加者の過半数が参加できる時間帯がある日

となっています。

言ったでしょう?簡単ではないですか! もしご質問、ご不明な点がございましたら、ぜひお問い合わせお願いいたします。 できるだけ分かりやすく説明します。

まとめ

毎日、様々な業務の中でアポ調整って面倒くさい!と思っている方は実は多いのではないでしょうか。 もう早くアポを決めて、本当にやるべきことに集中したいという気持ちがありませんか? Mamoru Bizスケジューラーを使えば、レコメンド機能であっというまに調整完了ですよ! 今日は特徴の一つだけ説明させていただいたのですが、これで終わりのわけではないので、stay tuned!

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この記事で活用した機能

スケジューラー機能

スケジューラー機能

社内ミーティングやアポ調整の時間を削減

Mamoru Bizについて詳しく

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  1. 1.安定の実績

    350社1,200チーム以上が活用しており、東京都主催のUPGRADE with TOKYOで表彰されているサービス。

    安定の実績
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    QRコードとアプリで即開始でき、カスタマイズ性がある名もなき仕事を減らせる機能により、100名につき年間150時間以上の工数削減を実現。
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    安心のセキュリティー

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