座席管理が新しい働き方に必要な理由。メリット・デメリットやおすすめのツールもご紹介!

座席管理が新しい働き方に必要な理由。メリット・デメリットやおすすめのツールもご紹介!
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  • 出社コントロール
ヴィンチェンツォ

チャオ!Colorkrew(カラクル)入社2年目のマルコです。
浜崎あゆみさんが好きすぎる、シチリア出身のイタリア人です。

新型コロナウイルスの影響もあり、日本の働き方が変わってきているなと感じています!

そして働き方が変わったことにより、新たに必要なものがわかってきました。
それは、「座席管理」です!

今日は私が、なぜこれからの働き方に座席管理が必要なのかの理由と、メリット・デメリット、最後におすすめのツールを紹介していきたいと思います。

座席管理が必要な理由は、企業の働き方が変わったから

現在、私は営業として働いています。
せっかく日本で働くことになったのに、私の初経験はテレワークで始まりました。寂しかった…

今は、テレワークと出社をミックスさせたハイブリッドワークで働いています。
やっぱり僕は人が好きなので、会社でメンバーに会うのがとっても楽しいんです。

テレアポも一人自宅でやり続けるのと、メンバーと一緒にするのでは全然モチベーションが違います!
同じように、他の企業でも新型コロナウイルスの影響により、働き方が変わってきているようです。
お客様に今の働き方について聞いてみました。

  • オフィスに完全に戻ります
  • テレワークを続けます
  • 週2回だけ出社します
  • 出社できる人数を制限して、出社日を「予約」します

最後に出てきた出社日を予約するって言うのは、今の働き方ですよね~。
ちなみに、「ホテリング」っていうそうです。

ホテリングについてもっと知りたい方は、この記事を読んでみてください。
ホテリングは新しい働き方に最適!?コロナ禍の今こそ導入したい理由

多くの企業が柔軟な働き方を取り入れています。
働く場所が増えたので、誰がどこにいるかわかるように座席管理が必要になってくるんですね。

みなさん、わかりましたか?

デスク以外で仕事をする人々の写真

座席管理すると、どんないいことがあるの?

さっきの説明で、座席管理が必要な理由がわかりましたね。

次に、座席管理をするとこんないいことがあるっていうメリットを教えます。

①座席管理のメリット:職場クラスターを防げる

新型コロナウイルスに集団感染することを指すクラスターは、「密閉空間」「密集場所」「密接場面」のいわゆる3密になる状況で発生しやすいようです。

3密ってワードを日本にきてから、初めて学びました。みなさんにとっても新しいワードでしょうね。
その中でも、社内で起きるクラスターを「職場クラスター」といいます。

密にならないよう座席を管理しておけば、職場クラスターは防ぐことができます。
その他、マスクをして会話する、十分に管理・消毒するなど感染防止対策をしておけば、安心して社内で働くことができますよ!

②座席管理のメリット:誰がどこにいるかすぐわかる

働く場所が多様化したことで、よくないこともあります。
それは、誰がどこにいるかわからないことです。

僕のように、出社やテレワークを組み合わせたハイブリッドワークをしていると、今日どこにいるのかわからないって言われることもあると思います。

スケジュールを毎回確認するのは大変ですよね。
怒りっぽい人なら、イライラしちゃうかもしれません。(Colorkrewにそんな人はいないですよ!)

座席を管理しておくと、誰がどこにいるのかすぐわかるので、イライラしないのがいいところですね。

笑顔で働いている人の写真

座席管理のアナログ化はダメダメ!

僕の説明で、座席管理した方がいいと思ったでしょう?

さらにいいことを教えてあげます。
座席管理は、ITツールを使うべきです。

紙?Excel?ゼッタイにやめてください。
余計な仕事を増やすだけですよ。

僕がおすすめするのは、ビジネスコンシェルジュツールの「Mamoru Biz」です。

Mamoru Bizはオフィスの名もなき仕事を減らすために生まれたツールです。
面倒な座席管理は、Mamoru Bizにお任せしてしまいましょう。

管理者側・利用者側どちらにとっても使いやすいのがMamoru Bizなので、そのポイントを説明していきますね。

PC・スマートフォンそれぞれの画面イメージ

座席管理:管理者にとって使いやすいポイント

座席管理を担当する管理者の人にとって、使いやすいポイントがたくさんあります。

①座席予約(ホテリング)管理が簡単

例えば、座席予約(ホテリング)の管理。
新型コロナウイルス感染対策や、オフィススペース見直し施策、密管理のためなど座席予約を導入している企業は増えていますが、余計な作業は増やしたくないですよね。

Mamoru Bizの座席予約は、利用者が各自ツールを使って予約するだけなので、管理者は紙やExcelの管理は必要ありません。
いちいち数える、ヒアリングする名もなき仕事を減らすことができますよ。

座席予約画面イメージ

②座席分析もツールで簡単

フリーアドレスの効果検証や、新型コロナウイルス感染対策として濃厚接触者管理ができます。
効果検証や対策のためにいちいち数える、ヒアリングするなどの名もなき仕事を減らすことができますよ。

座席分析画面イメージ

③出社コントロールも簡単

Mamoru Bizは、出社率を制限することができます。
管理ツールで設定した出社率に到達すると、警告を出し注意喚起を行います。また、その日の座席占有率をレポートで振り返ることも可能です。

出社率管理画面イメージ

いかがでしょう?
だいたい何かを管理するときって、管理者側にすごく負担がかかりますよね。

でも、Mamoru Bizはそんなことありません。
管理する側の気持ちを考えた素敵なツールなんです!

座席管理:利用者にとって使いやすいポイント

利用者は、Mamoru BizアプリからQRコードを読み込むだけです。ね?とっても簡単でしょう。

これで、座っている場所が座席表で見えるようになります。
他の人がどこに座っているかも、座席表から簡単に確認できます。

PC・スマートフォン、どちらにも対応しているのもうれしいですね。

これで人探しにかかる時間は圧倒的に少なくなりますよ。

さらに、Microsoft Teamsとも連携しているので、人を探した後はそのままTeamsでメッセージを送信することも可能です。

Microsoft Teams連携ボタンイメージ

座席管理はオフィス見直しにも使える!

さらにこのMamoru Bizは、フリーアドレスでも活用できるんです。

テレワークやハイブリッドワークを導入している企業が増えていると言いましたよね。
そうすると、オフィスを狭くして家賃などの固定費を下げるという考えもでてきます。

フリーアドレスにしてMamoru Bizを使えば、本当に必要なオフィス面積がわかり、オフィスの見直しにも役立ちますので、ぜひ使ってみてください!

気になった方はお気軽にお問い合わせください。
問い合わせの時に「マルコ希望」と書いてくれれば、本当に私が連絡しますよ!

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この記事で活用した機能

座席表機能

座席表機能

誰がどこに座っているか一目瞭然
フリーアドレスの座席におすすめです

Mamoru Bizについて詳しく

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Mamoru Bizが選ばれる3つの理由

  1. 1.安定の実績

    350社1,200チーム以上が活用しており、東京都主催のUPGRADE with TOKYOで表彰されているサービス。

    安定の実績
  2. 2.即導入でき、生産性向上が可能

    QRコードとアプリで即開始でき、カスタマイズ性がある名もなき仕事を減らせる機能により、100名につき年間150時間以上の工数削減を実現。
    ※利用企業からのヒアリング

    生産性向上が可能
  3. 3.稟議承認を得やすい安心のセキュリティー

    PCI DSS、FISCの準拠にも利用されている日米特許の認証技術から派生した万全のセキュリティー。(ISO27001、Pマーク取得済み)

    安心のセキュリティー

ぜひ「Mamoru Biz」を体験してみてください

迷ったらまずはスペシャリストにお問い合わせください。
お問い合わせいただければ、トライアルのご案内が可能となります。

※トライアルプランのお申し込み、サービスのデモや詳細説明を希望する場合は、上記ボタンよりお問い合わせください。

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