5秒で記録!“簡単確実”貸出管理

5秒で記録!“簡単確実”貸出管理
  • 情シス
  • 総務
  • 資産管理
  • ファシリティ
  • 監査
すがピー

こんにちは。新幹線が水没して悲しさいっぱいの情シスプロジェクトリーダー、すがピーです。

社内の貸し出し品

素人の想像ですが、水没した北陸新幹線E7系を代替新造か復旧させるまで、 上越新幹線向けに導入中のE7系を北陸新幹線に回して、そのE7系で置き換えるはずだったE2系やE4系を延命、 足りなければ東北新幹線でE5系に置き換え中のE2系を上越新幹線に転用とかするんじゃないかなーと予想してますが、 さてどうなるでしょう。
JR東日本&JR西日本の底力に期待です。

ところで。

情シス、総務のみなさん、USB機器とかプロジェクターとか、貸し出し機器の管理ってメンドクサイですよね?

紙に貸し出しの記入してもらって貸し出しても、また貸しされて行方不明とか、 記録を書いてなくて監査で引っかかるとか、勝手に持っていくとかありますよねー。

ISAOでは、そんな苦労をMamoru Bizで救われましたのでご紹介しましょう。

貸し出しっていろいろありますよねぇ

ISAOでは、個人用のパソコンやアダプター類は各自に割り当てているのですが、 個人で毎日のように使うものではないUSB機器やプロジェクター、スピーカーマイク、一眼カメラ、音響機器などは、 共有備品として必要な時に貸し出すようにしています。

技術書や雑誌、統計なんかの書籍類は社内利用ご自由にって感じなのですが、 各社さんの考え方次第ではこれらも図書館みたいに管理してたりしますよね。

貸し出し品って個人向けのパソコンと違って、 使う人の責任が(あるはずなのに)軽く見られがちなので、ISAOでも誰が使っているのか探したりいろいろ厄介でしたし、 管理している皆さんきっと苦労されてるんだろうと思います。

冒頭の水没の件も、かつて国鉄の頃の電車とかだと、共通設計の車両を使っていたので、同じような事態が起きたときは、 全国的に貸し出しってやってたんですが、当時は紙で管理してたようなので、 きっとやりくり考えるのとか、車両基地間での連絡とか大変だったんじゃないかなと思います。

社内の貸し出し品

ISAOもIT企業なのに紙だった

ISAOでは、モノを貸し出すとき、IT企業であるというのに紙に氏名や日付、品名、目的なんかを記入してもらって貸し出してました。
いやーダサいですわ。

当然、記入するのはメンドクサイですし、モノがあればちょっと使うだけだからって感覚で、勝手に持ち出して「あれはどこ行った?」とか、 他の人が使いたいってなれば、借りてた人が勝手にまた貸しして、いつの間にか行方不明、探し出すのに一苦労なんてことがちょくちょく発生してました。

さらに、モノがどこにあるか知らなくて、 「スピーカーマイクってどこに置いてありましたっけ?」って感じで聞かれることも結構あって、 その都度われわれ情シスが「ここですー」って説明するので、地味に手間がかかってました。

鉄道でも紙が主役だった時代は、結構似たようなことが起きていて、 いわゆるダブルブッキングみたいなことがたまに発生していました。座席だけでなく車両も。

社内の貸し借りならまだしも、お客様への影響がでたら事件ですよねー。

何書けばいいか迷うことなく5秒で記録

そんな悩ましい事情の数々から救ってくれたのがMamoru Biz!

Mamoru Bizといえば『5秒』なんですが、貸し出し記録もスマホでQR読むだけ。
せいぜい5秒であっという間。

社内の貸し出し品

「何書けばいいの」とか聞かれることもなく、とにかく「Bizってー」で済むので楽ちんですね。

ISAOではIT企業なのに紙で管理というダサい(2回目)ことをしていたので、最初はスピーカーマイク、 次はポインターってな感じで、少しずつ手を広げていってます。 一気にやるのもこれはこれで手間がかかるので徐々に実現していくスタイル。

で、登録した情報をもとにQRコードを機器に貼り付けておけば準備完了!

あとは機器貸し出しの時に「Bizってー」と言っておけば、社員が自分で貸し出し機器のQRコードを読み取るだけなので、 いちいち記入の手間も無し。すでにMamoru Bizの習慣があるのでQRを読む抵抗感も無いようですね。

記入の手間も無く、進んでQR読み取ってくれるようになったので、誰がどの機器を使っているかもすぐ分かるようになりました。

Mamoru Bizには検索機能もあり、いちいち情シスに確認しなくても今誰が使っているか自分で検索できますので、 我々情シスもいちいち対応しなくてすむようになり楽ちん。

いやーあの苦労はなんだったんだーってな 感じです。

鉄道の世界もコンピュータ管理になってからは座席も車両も管理が行き届くようになったので、 予備を減らすことができてコストダウンもできているんですよね。
きっと新幹線も、Mamoru Bizと同じように、どの車両が現在どういう状態かというのを管理できているはずなので、 うまくやりくりできるはず!

備品管理機能の使い方

【1】QRコードを読み込んで備品を借りる

資産管理番号シール

【2】借りた備品が履歴に表示される

QRコードの読み込み

【2】履歴をタップもしくはQRコードを読み取って返却

管理画面

まとめ

貸し出し管理ってものは、とにかく貸す側も借りる側も、『メンドクサイ』とやるべきことが有耶無耶になりがちですので、 とにかく『簡単確実』がキモですね。

Mamoru Bizだと『簡単』も『確実』もバッチリですので、悩み多き情シス・総務の皆さん、ちょっと試してみませんか?

新幹線も「簡単」とはいきませんが「確実」に復旧してくれることを願っています。水没した車両も復活できるといいですねぇ。

このエントリーをはてなブックマークに追加

この記事で活用した機能

資産管理機能

備品管理

資産品、貸出品のQRコードを読み取るだけでモノの管理をスマートにします。もう資産の棚卸し、貸出品の管理のために紙に手書きしたり、モノを探すような名もなき仕事をする必要はありません。

Mamoru Bizについて詳しく

おすすめ記事

「Mamoru Biz」を体験

ぜひ「Mamoru Biz」を体験してみてください

3つの項目を埋めるだけ!
今ならフリープラン+60日間フル機能が体験できます。