【総務DX化】社内備品を5秒で記録!備品貸し出し管理をラクにして、総務・情シス部門の負担を減らそう

【総務DX化】社内備品を5秒で記録!備品貸し出し管理をラクにして、総務・情シス部門の負担を減らそう
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こんにちは。鉄道大好きコーポレートエンジニアのすがピーです。

すがピー
新幹線の写真

総務・情シス部門のみなさん。
突然ですがあなたの会社は、備品管理をどうしていますか?

文房具にはじまり、USB機器やプロジェクターまで、会社の備品って多岐にわたりますよね。
特にこのコロナ禍で出社も制限されている状態で、どう備品管理をしていくのか、課題に挙がっている企業も増えているのではないでしょうか。

今回は、5秒で備品管理を完了させる方法をご紹介いたします。
総務や情シスなどコーポレート部門のDX(デジタルトランスフォーメーション)化を推進している方にも、ぜひ読んでいただきたいです。

社内備品管理あるある

まず、社内備品管理あるあるを言わせてください!

  • 紙やExcelの貸出票に記入を忘れがち~
  • そもそも運用ルールを知らない人も多く、備品を勝手に持っていかれがち~
  • 貸し出されたまま、備品が行方不明になる~
  • 記入漏れで、監査に引っかかる~

これ、備品管理を担当されている方なら画面を見ながら「あるある!」って頷いていると思います。

借りて返す。たったこれだけのことなのに、どうして余計な手間が発生するのでしょうか。

結局、総務だったり情シス部門だったり担当者が備品を探すことになりますよね。
都度都度、運用ルールを社員に教えるなど「名もなき仕事™」が増えていると思います。

ただでさえ、コロナ禍で出社を制限されている今。
出社したときに社内でしかできない作業をしないといけないのに、こういったちょっとしたことに時間を取られて、本当にやりたいことができなくなっている人も多いのではないでしょうか。

顔を覆っている女性の写真

社内備品 あなたの会社は何を管理していますか?

私が働くColorkrew(カラクル)では、個人用のパソコンやアダプター類は各自に割り当てています。

個人で毎日のように使うものではないUSB機器やプロジェクター・スピーカーマイク・一眼カメラ・音響機器などは、共有備品として必要な時に貸し出すようにしています。
書籍類も図書館のように管理している企業もありますよね。
Colorkrewはそこまで管理せず、技術書や雑誌、統計なんかの書籍類は社内の本棚に置いて、自由に利用できるようになっています。
備品の貸し出しは個人向けのパソコンと違って、使う人の責任が(あるはずなのに)軽く見られがちです。管理している皆さんは、きっと苦労されてるんだろうと思います。

ここで、備品管理を絡めた鉄道の話を一つ。
かつて国鉄の頃の電車は、共通設計の車両を使っていました。
そのため、災害が発生したときは、全国的に貸し出していました。
当時は紙で管理してたようなので、きっとやりくり考えるのとか、車両基地間での連絡とか大変だったんじゃないかなと思います。

何が言いたいかって、貸し出しの管理を紙でするのは大変だっていうことです。

SLの写真

IT企業なのに紙で備品管理ってダサくない?

ここだけの話をしてもいいですか。
Colorkrewでは昨年あたりまで、モノを貸し出すとき、紙に氏名や日付・品名・目的なんかを記入してもらって貸し出してました。

IT企業であるというのに…
いやーダサいですね。時代は令和ですよ!?
当然、記入する側も面倒です。
モノがあれば、ちょっと使うだけだからいいだろうって感覚で、勝手に持ち出す。
その結果、「あれはどこにありますか?」なんて一から探す。

他の人が使いたいとなれば、借りてた人が又貸しして、いつの間にか行方不明。
また、探し出すのに一苦労。

こんなことが日常茶飯事でした。(思い出すだけで、プチストレス。)
さらに、モノがどこにあるかわからず「スピーカーマイクってどこに置いてありましたっけ?」と情シス部門へ問い合わせがくることもすごく多かったです。
その都度、情シス部門の担当者が「ここですー」って説明をする。

地味に手間がかかり、時間ばかりが取られる「名もなき仕事™」でした。
鉄道でも紙が主役だった時代は、結構似たようなことが起きていたそうです。
いわゆるダブルブッキング。
なんと、座席だけでなく車両も予約が被ってしまったことがあるそうな。
社内の貸し借りならまだしも、昔の鉄道のようにお客様への影響がでたら大事件ですよね!

眼鏡を外そうとしている男性の写真

総務・情シスの手間いらず。5秒で完了の備品管理!

この悩ましい課題を解決してくれたのが、ビジネスコンシェルジュツールのMamoru Bizです。
オフィスのヒト・モノ・カネに関する名もなき仕事™は、だいたいこのMamoru Bizで減らすことができます。
今回使用するのは、モノに関する名もなき仕事™を減らす「備品管理機能」です。

その他の機能

ヒトに関する名もなき仕事™を減らす

カネに関する名もなき仕事™を減らす

なんと、Mamoru BizアプリからQRコードを読みこむだけ。これで貸し出し記録がつけられるんです。

「貸し出し表はどこにありますか?」
「何を書けばいいですか?」
なんてムダな質問に答える必要はありません。

管理者側は、登録した情報をもとにQRコードを機器に貼り付けておけば準備完了です。

備品についたQRコードの写真

あとは、「Bizって!(Mamoru Bizアプリで、QRコード読み込んで)」 を社内公用言語にするだけ。

「貸し出し表どこにありますか?」
「Bizって!」

「この備品を借りたいのですが、どうすればいいですか?」
「Bizって!」

このような感じです。

社員が自分で貸し出し機器のQRコードを読み取るだけなので、記入の手間もありません。

Colorkrewでは備品の貸し出しが簡単になり、利用者はきちんと記録してくれるようになりました。
その結果、誰がどの機器を使っているかもすぐ分かるようになりました。

さらにMamoru Bizには検索機能もあるので、いちいち総務や情シス部門に確認しなくても今誰が使っているか自分で検索できます。
我々情シス部門もいちいち個別対応しなくてすむようになり、楽ちんになりました。
いやーあの苦労はなんだったんだ!って感じです。

備品管理から始める社内のDX化

このように、ColorkrewではIT企業なのに紙で管理というダサい(2回目)ことをしていましたが、生まれ変わりました。

最初はスピーカーマイク、次はポインターという感じで、少しずつ手を広げていってます。
一気に変えてしまうと、QRコードを備品に貼り付ける作業が発生するので、徐々にMamoru Bizを活用した備品管理へ移行していくスタイルです。(QRコード自体は管理ツールですぐに作成できます。)

ほぼ全員がテレワークになった今、ヘッドセットやモバイルルーターなどテレワーク関連の備品が増えましたが、Mamoru Bizを活用しているので管理が楽ですね。
これが紙のままだったらと思うと恐ろしいです…
早めに対応しておいてよかった~!

鉄道の世界もコンピュータ管理になってからは座席も車両も管理が行き届くようになったので、予備を減らすことができてコストダウンもできているんですよね。

企業もどんどんITの力を活用して、社内のDX化(デジタルトランスフォーメーション)していくべきです。
特に総務の方々は、細かい名もなき仕事™が多いので、こういった備品管理からDX化していった方がいいと思います。

備品管理機能の使い方

  1. QRコードを読み込んで備品を借りる

    資産管理番号シール
  2. 借りた備品が履歴に表示される

    QRコードの読み込み
  3. 履歴をタップもしくはQRコードを読み取って返却

    管理画面
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この記事で活用した機能

備品管理機能

備品管理機能

資産品、貸出品のQRコードを読み取るだけでモノの管理をスマートにします。
もう資産の棚卸し、貸出品の管理のために紙に手書きしたり、モノを探すような名もなき仕事™をする必要はありません。

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