1か月→5秒!? 棚卸しの劇的改善で、情シスや総務の工数が大幅削減!

1か月→5秒!? 棚卸しの劇的改善で、情シスや総務の工数が大幅削減!
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すがピー

こんにちは。情シスのプロジェクトリーダー、すがピーです。

情シス、総務のみなさん。
いきなりですが、資産の棚卸しって大変じゃないですか?
チェックする数が多くて、スケジュールは迫っているのに間に合わないと焦る。
社員に貸し出しているパソコンやスマホを会社に持ってきてくれなくて、チェックできない。
など、なかなか思うようにいかないですよね。

さらにこのコロナ禍でリモートワークも増加し、棚卸しや資産管理に関して多くの課題を持つ企業が多いのではないでしょうか。
今回は、棚卸しの課題をビジネスコンシェルジュツールのMamoru Bizで劇的に改善したお話をご紹介したいと思います。

社内の棚卸しで必要なこと

棚卸しって、マスターデータに登録されているモノが、実際にあるべきところに存在しているということの確認ですよね。

おそらく皆さん、マスターデータはデータベースやExcelなどでしっかり記録してらっしゃるでしょう。
データがキッチリ揃っているってキモチイイですよねぇ。
では何が大変かというと、実際にモノがあるかどうかを、何かしらの手段でチェックしなくてはいけないことです。
モノのあるべき場所に行って、目で見て存在を確認するというのが、手間だし時間がかかるし厄介なのです。

世の情シスや総務の皆さんのご苦労、お察しします…

頭を抱える女性のイメージ

情シスが総動員される棚卸しはもう嫌!

Colorkrewでは、年に2回パソコンの棚卸しをしています。

誰がどこでどんな機種を使用しているか、マスターデータと照合してチェックするのですが、中には複数台パソコンを使用している社員もいたりするので、パソコンの台数は社員の数より多かったりします。
(社員数約100名に対し、パソコンは200台以上!)
しかも、パソコンがオフィスの中に全てあるとは限りません。

例えば新型コロナウイルスの流行前だと、営業はパソコン持参でお客様先でプレゼンするなど、外回りが多く社内にいない。
リモートワークで、パソコンを持ち出している社員もいました。
(現在はコロナ禍のため、Colorkrewのほぼ全社員がリモートワークしています。)

さらに24時間障害対応できるように、持ち運び用とは別に、自宅に置いておく専用パソコンなんてのもあります。
なので、これらを全部チェックするために、情シスのメンバー(当時は4名でした)が総出で1か月くらいかけて、 なかなか出てこないパソコンの在り処を求めて彷徨っていました。

↓は、棚卸し期間中にPCを探し求める私のイメージ画像です(笑)

かつての棚卸しの様子

1ヵ月かかっていた棚卸しが5秒で完了する方法

そんな超絶メンドクサイ作業から解放してくれたのが、オフィスの名もなき仕事を減らすビジネスコンシェルジュツールのMamoru Bizです。

なんと、棚卸しにかかる時間が1か月→5秒に短縮されました!その方法をご紹介します。

資産番号をQRコードにしてパソコンに貼り付ける事前準備はありますが、 今までも資産番号をラベルにして貼っていたので新規購入時に対応しておけば負担にはなりません。
QRコード作成時の資産番号登録もCSVでサクッと簡単に完了します。

<事前準備>

資産管理番号毎に、Mamoru Biz 対応のQRコードをIT資産(PC・サーバー・ネットワーク機器など)に貼っておく。

資産管理番号シール

▼QRコードの作成方法についてはこちら。

<一般社員(資産の持ち主、または管理者)がやること>

Mamoru Biz でQRコードを読み込み → 「借りる」を選択するだけ!

QRコードの読み込み

確認済が表示されると、社員側の作業は完了

完了画面

<情シス部門がやること>

Mamoru Biz の管理画面より、備品棚卸し履歴をダウンロード
→ 抜け漏れがあれば再点検の依頼または紛失調査を実施

Mamoru Biz管理画面 備品棚卸し履歴を確認

全ての資産においてチェックが完了すれば資産棚卸しの完了!

空いた工数で、稼ぐ情シス部門に変化!

棚卸しの季節になると、「Mamoru BizでQRコードを読み取って棚卸ししてください!」と社内SNSのGoalous上で全社にアナウンスするだけなので、とても楽になりました。

あとは、社員が自分で自分のパソコンのQRコードを読み取って棚卸しは完了です。
読み込みは2~3台あってもわずか5秒くらいのものですから、 我々情シスが出向き確認するまでもありません。
社員の協力あってこそですが、QRコードを読み取るだけなので社員側の負担もほとんどないです。
現状、大した抵抗もなく全社員にやってもらえています。
Mamoru Bizを活用した棚卸しが導入されたおかげで、私たち情シス部門の工数が空きました。

その他、業務効率化をしている影響もありますが、4名いた情シスメンバーのうち、2名が空いた工数でプロフィット部門のプロジェクトに参画できるようになりました。
棚卸しを効率化したらコスト削減だけでなく、情シス担当者もお金稼げるようになり、劇的変化に驚いています。

と、ここまでいくのは極端な例かもしれませんが、日々の業務に忙殺されて本来チャレンジにしたいことができない情シスの方も多いはず。

特に新型コロナウイルスの影響でテレワーク導入など働き方も大きく変化し、情シス部門は業務量が圧倒的に増加したという話もよく聞きます。

今回の棚卸しのように、業務効率化していくことで工数を空け、本来のやるべきことができるような環境になっていくといいなと思います。

Mamoru Bizは、ヒト・モノ・カネに関わるオフィスの名もなき仕事を減らします。
ぜひ導入をご検討ください!

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この記事で活用した機能

棚卸し機能

棚卸し機能

例えばPC等にそれぞれQRコードを発行して誰がどのPCを使っているか管理可能
情シスの工数を大幅に削減することができます

Mamoru Bizについて詳しく

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Mamoru Bizが選ばれる3つの理由

  1. 1.安定の実績

    350社1,200チーム以上が活用しており、東京都主催のUPGRADE with TOKYOで表彰されているサービス。

    安定の実績
  2. 2.即導入でき、生産性向上が可能

    QRコードとアプリで即開始でき、カスタマイズ性がある名もなき仕事を減らせる機能により、100名につき年間150時間以上の工数削減を実現。
    ※利用企業からのヒアリング

    生産性向上が可能
  3. 3.稟議承認を得やすい安心のセキュリティー

    PCI DSS、FISCの準拠にも利用されている日米特許の認証技術から派生した万全のセキュリティー。(ISO27001、Pマーク取得済み)

    安心のセキュリティー

ぜひ「Mamoru Biz」を体験してみてください

迷ったらまずはスペシャリストにお問い合わせください。
お問い合わせいただければ、トライアルのご案内が可能となります。

※トライアルプランのお申し込み、サービスのデモや詳細説明を希望する場合は、上記ボタンよりお問い合わせください。

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