1か月→5秒!? 劇的棚卸し改善!

2019.9.30

1か月→5秒!? 劇的棚卸し改善!
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すがピー

こんにちは。情シスのプロジェクトリーダー、すがピーです。

情シス、総務のみなさん、資産の棚卸しって大変じゃないですか?

チェックする数が多くて、スケジュールは迫っているのに間に合わないと焦ったり、
社員に貸し出しているパソコンやスマホを会社に持ってきてくれなくて、
なかなかチェックできなかったりと、だいたい思うようにうまくいかないですよね。

ISAOでは、そんな苦労をMamoru Bizで劇的に改善しましたのでご紹介しましょう。

棚卸しで必要なこと

棚卸しって、マスターデータに登録されているモノが、実際にあるべきところに存在しているということの確認ですよね。

おそらく皆さん、マスターデータはデータベースやExcelなどでしっかり記録してらっしゃるでしょう。
データがキッチリ揃っているってキモチイイですよねぇ。
では何が大変かというと、実際にモノがあるかどうかを、何かしらの手段でチェックしなくてはいけません。
モノのあるべき場所に行って、目で見て存在を確認するというのが手間だし時間がかかるし厄介なのです。

世の情シスの皆さんの苦労お察しします。。。

パソンとスマホ

ISAOもかつてはツラかった

ISAOでは、年に2回パソコンの棚卸しをしています。

誰がどこでどんな機種を使用しているか、マスターデータと照合してチェックするのですが、
中には複数台パソコンを使用している社員もいたりするので、パソコンの台数は社員の数より多かったりします(200台以上!)。

しかも、オフィスの中に全てあるとは限らず、営業の社員は当然お客様先にパソコンを持ち出してプレゼンしてるでしょうし、
リモートワークで持ち出している社員もおります。24時間障害対応できるように自宅に置いておく専用パソコンなんてのもあります。

なので、これらを全部チェックするために、情シスのメンバー(当時は4名でした)が総出で1か月くらいかけて、 なかなか出てこないパソコンの在り処を求めて彷徨っていました(笑)。

かつての棚卸しの様子

棚卸しで必要なこと

そんな超絶メンドクサイ作業から解放してくれたのがMamoru Bizです。
その差なんと1か月→5秒に!

まず、準備としてマスターデータの資産番号(これが主キー)をQRコードにして各パソコンに貼り付けます。 これは今までも資産番号をラベルにして貼っていたので新規購入時の儀式みたいなものですね。

そして資産番号の一覧をMamoru Bizに登録します。
CSVでイケるのでサクッと登録できます。

あとは「Bizってー」と社内SNSのGoalous上で全社にアナウンスしたら、 社員が自分で自分のパソコンのQRコードを読み取るだけ。

読み込みは2~3台あってもわずか5秒くらいのものですから、 我々情シスが出張るまでもなくあっさり完了します。
社員の協力あってこそですが、QRコードを読み取るだけなので、大した抵抗感もなくやってもらえてます。

おかげで工数が空きまくったので、情シスメンバーのうち2名ほどプロフィットのプロジェクトにガッツリ入ることができ、 コスト削減どころか、むしろ情シスなのにお金稼げるようになっちゃいました。

Mamoru Bizを使用した棚卸し

解決方法

【1】 資産管理番号毎に、Mamoru Biz 対応のQRコードをPCに貼り付け

資産管理番号シール

【2】 その資産の管理者の方が、Mamoru Biz でQRコードを読み込み ➡ 購入

QRコードの読み込み

【3】Mamoru Biz の管理画面よりログをCSV形式で取得
➡ 棚卸し報告書にコピーし、抜け漏れがあれば再点検の依頼または紛失調査を実施

管理画面

【4】 全ての資産においてチェックが完了すれば資産棚卸しの完了!

最後に。
ここまで読んでいただいた方は恐らく、棚卸し作業で苦労されている情シスや総務担当者の皆さんでしょうか(笑)。 その苦労をMamoruBizで解決してみませんか?

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この記事で活用した機能

資産管理機能

棚卸し機能

例えばPC等にそれぞれQRコードを発行して誰がどのPCを使っているか管理可能
情シスの工数を大幅に削減することができます

Mamoru Bizについて詳しく

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