座席抽選機能を使ってフリーアドレスを成功させる方法【総務担当者必見!】

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トミー

こんにちは Mamoru Biz営業担当のトミーです。

在宅勤務やテレワークが増え、働く場所や時間が見直される時代になってきましたね。
出社と在宅を掛け合わせたハイブリット勤務や、オフィスの縮小、ローテーション勤務、時差出社、ワーケーション、フリーアドレスなど、様々な働き方が各企業の検討事項にあがっているようです。

そんな中、今回のテーマはフリーアドレスです。

みなさんの会社では、フリーアドレスを導入していますか?
Mamoru Bizを運営するColorkrew(カラクル)では、新型コロナウイルスが流行する前からフリーアドレスを導入していました。

Colorkrewは、役職・階層のないオープン&フラットなバリフラット組織のため、社員はいくつものプロジェクトに携わっています。
プロジェクト間のコラボレーションを活性化させ、イノベーションを生む環境をつくるにはフリーアドレスが最適だったのです。

と、このようにColorkrewには適しているフリーアドレスですが、他の企業からはせっかく導入したのにうまくいかないなんて声もチラホラ聞こえます。

実際に導入している企業目線で、フリーアドレスのメリット・デメリットと、デメリットを解決する方法をご紹介いたします!

そもそもフリーアドレスとは?

フリーアドレスとは、自分の固定のデスクを持たず自由(フリー)な席(=アドレス)を選択し、
働くことができるスタイルのことを言います。

もともと働き方改革の推進などで注目を集めていたフリーアドレスですが、このコロナ禍で再び脚光を浴びています。

まず、フリーアドレスは固定化された席よりもソーシャルディスタンスを取りやすくなるので、社内の密を防げます。
オフィスの縮小を検討している企業でも一度フリーアドレスを導入することで、本当に必要なオフィス面積がわかるようになります。

▼関連記事はこちらから
アフターコロナにオフィスは必要?まずはフリーアドレスにしてみよう

また、新型コロナウイルスにかかわらず、部署間の壁をなくしいろんな視点の考えを結集して、イノベーションを起こしたい狙いで、フリーアドレスを導入している企業も多いようです。

フリーアドレス

フリーアドレス×オフィス環境づくり

Colorkrewでは、フリーアドレスに伴い様々なワークスペースも用意されてます。

全体的には、プロジェクト単位でも座れる2~4名程度の席が散らばっています。
集中して作業したい時は、一人で入れる個室ブース。
今すぐ会議したい時は、ホワイトボート前のスタンディング席。
エンジニアが大きな画面を見て作業しやすいよう、壁際には大型モニターを設置するなど、多様なシーンに応じてワークスペースを用意しています。

フリーアドレスと、こういった個人の働き方に合わせたオフィス環境をつくることで、生産性向上を目指しています。

フリーアドレス
※写真はイメージです

フリーアドレスのメリットは?

私が実際にColorkrewでフリーアドレスを利用していて思うことは、

・コミュニケーションの活性化によるコラボレーションの促進
・ワークスペースの多様化による生産性の向上
・スペースの削減によるコスト削減
といったところでしょうか。

実際にフリーアドレスになってから、今まで接点がなかった社員とも話す機会が増えアドバイスをもらえたりして、新しい視点を得ることができました。

フリーアドレスのデメリットは?

フリーアドレスのデメリットというか、改善されたらもっとよくなるのにと思うところ…実はあります。
それは、社内のみんなが“固定の席”に座ってしまうということです。

フリーアドレスを導入している企業の方なら、これ「あるある問題」だと思うんです。

自由に座っていいのはわかっているけれど、実際は「席を選ぶのが面倒くさい」「いつもと同じがいい」
という本音もチラホラ聞こえてきたり…

せっかくフリーアドレスを導入しているのに、席が固定化されてメリットが感じられない状況になってしまうのは残念過ぎますよね。

…と、こういったデメリットを改善したいという要望からMamoru Biz開発者がいいアイデアをひらめきました!

座席抽選でフリーアドレスのデメリットを解消?!

席の固定化をなくすという考えから生まれたのが、座席抽選機能です!
これは、QRコードを読み込んで出勤する前に、「座席抽選」をタップすると、
Mamoru Bizが席を自動で決めてくれるというものです。

席が固定化しやすいのは、出社してすぐに広いオフィスの中から座席を選ぶという作業が面倒だからなんですよね。
決めるのが煩わしいから、いつもと同じところでいいか…という気持ちもわかります。

しかしMamoru Bizの座席抽選機能は、モバイルアプリを立ち上げて「座席抽選」を選択するだけなので、面倒くさがり屋さんでも使いやすく、席の確認も簡単です。

席が決まれば、アプリでそのまま打刻もできてしまうので便利です。

一人で集中したい時の個別ブース、窓際席、チームで集まれるオープン席など、抽選でもエリア選択ができるので、業務内容や状況応じて対応が可能です。

アプリで座席抽選

フリーアドレスを導入するなら座席抽選機能は必須!

席の固定化を解消するだけでなく、フリーアドレスには座席抽選機能がおすすめです。

例えば、「今日はどんな席にしようかな?」なんて、ちょっとしたイベント感覚で使ってもらえば、仕事前からワクワクした気分を味わえますし、今までとは違う席で仕事をすることで、新しいメンバーとのコミュニケーションも活性化されます。

座席抽選機能を使って日々の席を変えることで、今までよりも作業しやすいスペースが見つかるかもしれませんよね。

これからフリーアドレスを導入しようと検討している企業の方には、ぜひはじめから座席抽選も導入することをおすすめします!
座席抽選の管理はMamoru Bizモバイルアプリに任せて、フリーアドレスを活用してみませんか?

座席抽選機能の使い方

【1】ステータス変更から「座席抽選」を選択

アプリ画面

【2】「エリア」を選択
(Colorkrewでは席が世界の国々になっており、ある程度座るエリアをここで絞ることが可能です。)

アプリ画面

【3】今日のあなたの席が決定!

アプリ画面

その他、オススメしたい使い方

これで毎朝どこの席に座ろうか迷うことなく、
楽しみながら席を決めることが出来ます!
フリーアドレスを導入されて席の固定化に悩んでいる方、
もしくは導入を検討されていて悩んでいた方には、ぜひおすすめです!

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この記事で活用した機能

座席抽選機能座席抽選機能

座席抽選機能

フリーアドレスのデメリットである座席の固定化を解消
気分転換に席移動する際もおすすめです

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