創業110年を越える老舗企業が社内のDX化を加速。大規模なオフィス移転・縮小に伴うフリーアドレス化を実現。

これまでの課題感

弊社は創業110年を越える印刷事業者としてやって参りましたが、数年前までとにかくすべてがアナログ中心でした。
社内は大きく営業部・製造部・直轄部（コーポレート関連）と３つのセクションがありますが、主力事業は印刷事業なので現場の社員の動きが重要なポイントでした。一方で新しい事業を生み出し、変革していくことも大事なことであり、2019年頃からやっと会社全体としてデジタル化に本腰を入れ始めました。
ただ、社内のDX化を進めていく中で、それに伴うそれぞれの管理をどうするか。ここが大きな課題でした。

Colorkrew Bizを導入しようと思ったきっかけ

弊社は2020年に東京・大阪2拠点のオフィスを移転したのですが、新しい事務所を全フリーアドレス化させるために新たなITツールの検討をはじめたことが導入のきっかけでした。
まず、我々がやりたかったこととしては、「社内の備品・資産管理」の整備でした。
これまですべてアナログで管理を行っていたため、社内のモノの貸出し、棚卸しをする際は台帳に記入するという運用でした。
正直、以前の運用においては台帳に記入せず貸し出しされてしまうというケースもあり、社内の備品管理の運用としてはよくない状態でした。
加えて、オフィス移転の計画が進む中で、新しいオフィス面積も縮小化される予定であったため、社内パソコンをデスクトップは廃止し、すべてノートパソコンに変更させるという社内決定もありました。リースやレンタルを含め、誰が何を所有しているのか分からない状況をどうにか改善しなければ今以上に管理できなくなるという危機感がありました。
そこで、なにか管理できるツールはないか探しはじめ、Colorkrew Bizを知りました。なので初めは備品管理機能からトライアルさせていただきました。

Colorkrew Bizの使用感

備品管理機能について

備品管理機能に関しては、現在は東京の拠点のみでの利用になりますが、実際利用しはじめてから社内のパソコンの棚卸しを貸出し時と移転時に2回実施しました。
これまでの棚卸しは、経理は資産管理、システムはパソコン管理、利用者は部署ごとに行っていました。そのため、資産管理番号やハード管理ナンバー、とそれぞれ管理部門によって管理情報が異なり、棚卸しをする毎にそれぞれを照らし合わせなければならず、膨大な工数がかかっていました。
これがColorkrew Bizの備品管理機能を使うと、この３つのセクションが同じＱＲコードを通じて同時に『棚卸しスタート』という感じで、以前と比べられないくらい簡単な運用になりました。
信頼性も格段と増したと感じます。
今回、実施したのが東京拠点のみだったので、これが全社で実施できるとなると本当に比べものにならないほどの業務改善になると思います。

座席表機能について

東京・大阪の2拠点をほぼ同時に移転させなければならないという計画の中、社内は相当バタついている状態で、この座席管理機能の運用も並行してやりはじめることになりました。
新しい事務所は以前のオフィス面積と比べて1/5ほど縮小され、出社率も50~60％で調整していこうという計画で、そのためには全社的にフリーアドレス化は必須条件でした。
全社のフリーアドレス化を実現させるためには、あらかじめ座席を管理でき、ホテリング（座席予約）が実現できるツールが必要だったため、当時備品管理機能のみしか使っていなかったColorkrew Bizのもう一つの機能である「座席管理機能」についてご相談させていただきました。

準備期間が短かったものの、話していく中でこれは東京拠点だけでなく他の拠点もいれるべきだと判断し、最終的に大阪・福岡も含め3拠点の導入となりました。
まだ三重の拠点が導入できていないのですが、そこがクリアできれば全社員がどこに誰がいるか把握できる状態になります。
三重に関しては、工場現場での運用となるのでまだ検討段階ではありますが、今後色々と使い方を探っていけたらと思います。

Colorkrew Bizを絡めたオフィス移転とフリーアドレス化を振り返って

Colorkrew Bizの機能アップデートのスピードがとても速いので、こちらも「あ、こういう使い方がしたかった！」と感じることが多くワクワクさせてもらっています。
オフィス移転を振り返ってみても、フリーアドレス化に関してはプランニングのところからすごく楽しめたように感じます。
オフィス移転は、どの企業も担当のバックオフィスメンバーへの負担やストレスが相当あるものだと思います。
ですが、このColorkrew Bizの導入とともに、新しいオフィスの座席の名前を考えたり、デスクに設置するアクリル板とともにQRコードを作成したりする作業など、主に女性スタッフが楽しみながらやっていたなという印象です。そういった面ではColorkrew Bizの座席管理機能を導入する準備段階から担当スタッフのモチベーションを高められたこともとても良かったです。

Colorkrew Biz運用に関する社内独自の工夫

我々はフリーアドレスの座席予約のガイドラインや運用方法など独自にガイドラインを作成して社内に浸透させています。

現在、オフィスの出社率は65％でアラートがでるように設定しています。
いま丁度、新入社員研修も行っているところで、新人社員が一つの部屋で研修をやっているのですが、この座席表をみるだけで、新人も頑張っているなと感じられたりしますね。

あとはサテライトオフィスにもこの座席管理を利用しています。
元々は2020年のオリンピック開催に向けて、時差出勤等あることを想定しサテライトオフィスを準備していたのですが、現在はコロナ感染対策として、オフィス内が出社率65％を超える際はサテライトオフィスへ社員を誘導させるなどの工夫もしています。

コロナ感染対策も万全に。社員が安心して働ける環境づくりを

Colorkrew Bizの座席分析機能もかなり活用させていただいています。
現在は、週単位で社員の出社ログを集計し、社員の働きかたや働く場所を把握すると同時に、コロナ感染対策としてもこのログを取っています。
移転前までは固定席だったので、万が一感染者が発生した場合はある程度濃厚接触者の把握ができていましたが、フリーアドレスでは徹底した管理をしなければその特定が難しいです。
少しでも社員の不安を払拭させるために、このような運用を週一で行っていることを含め社内に周知しています。社員の安心安全を守るという観点でもこのColorkrew Bizの存在は大きいと感じます。

今後の展望

オフィス出社と在宅勤務とを併用する事が多くなったこの新しい働きかたの中で、Colorkrew Bizの「名もなき仕事™を減らす」というコンセプトは非常に重要だと思います。利用者と運用管理者側の名もなき業務の負担軽減をもっと生み出して頂きたいと思います。

そして実は、弊社はまた来年にもオフィス移転する計画が既に走っています。
今後もこのニューノーマルな働きかたを実現しつつ、それに満足することなくどんどん加速していくと思いますが、どんな環境においても、やはり社員のコミュニケーションはとても大事です。
コミュニケーション面からもこのColorkrew Bizは重要なツールだと思っています。誰がどこにいるかが瞬時に把握できて、適切なコミュニケーションが図れるという環境は常に整え続けたいです。今回培ったノウハウを生かして、引き続き社内の環境を整えつつ、変革を目指していきたいと思っています。